Assistant de Direction - Sdoji H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Assurer les activités quotidiennes du secrétariat commun en collaboration avec les chefs de bureaux de la sous-direction et en relation avec le cabinet du directeur des services judiciaires, le tout en coordination avec les autres membres du secrétariat commun de la sous-direction.
- Organisation des déplacements des personnels de la sous-direction et gestion des états de frais sur l'application Chorus DT ;
- Vérification, enregistrement, orientation et suivi de l'ensemble des parapheurs de la sous-direction notamment grâce à l'application

Messager ;
- Mise en forme des notes (à destination du directeur des services judiciaires et/ou du garde des sceaux) et des courriers de la sous-direction d'après la charte graphique ;
- Réservation des salles de réunion sur l'application GESROOM ;
- Gestion des demandes d'audioconférence ;
- Constitution des dossiers de réunion pour la sous-direction ou la direction ;
- Aide à la préparation de réunions ;
- Assistance logistique (installation matérielle des nouveaux arrivants, gestion des demandes d'interventions techniques, gestion des demandes informatiques, commandes de fournitures/mobilier) ;
- Répartition et suivi des courriers notamment sur l'application Messager ;
- Gestion des requêtes notamment sur l'application Messager ;
- Assurer le relai entre le sous-directeur (et ses adjoints) et les chefs de bureaux de la sous-direction mais aussi entre le cabinet du directeur des services judiciaires et l'ensemble des membres de la sous-direction ;
- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda du sous-directeur et de ses adjoints ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Commande de prestations d'impression (chevalets nominatifs, rapports, dossiers de présentation, etc.) ;
- Recensement des outils/équipements informatiques divers ;
- Diffusion des communications diverses ;
- Participation à la gestion RH (gestion des mouvements, suivi des demandes de mobilité, préparation des plannings de congé de la sous-direction, mise à jour de l'organigramme sur MODALIN, etc.).

Connaissances

Fonctionnement d'un secrétariat

Fonctionnement d'une administration publique

Organisation judiciaire

Savoir-faire

Sens des relations humaines

Sens de la communication

Sens des responsabilités et esprit d'initiative

Sens de l'esprit d'équipe

Disponibilité et réactivité

Parfaite discrétion professionnelle

Savoir-être

Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Windows 11
Afficher la suite
Professionnel, Microsoft Office, LibreOffice, PDF, etc.)

Maîtrise des outils informatiques (Intranet, etc.)

Maîtrise des nouvelles technologies (visio/audioconférence, réunion virtuelle, etc.)

Qualités rédactionnelles

Organisation et méthode

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience en secrétariat et/ou en administration publique

Offres de formation associées à votre prise de poste

Microsoft Office initiation/perfectionnement (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Perspectives d'évolution professionnelle

Responsable du secrétariat commun de la sous-direction