Chef d'Équipe État Civil - Mairie de Saint Malo H/F - Fonction publique Territoriale

Le chef d'équipe état civil encadre un effectif composé de 5 officiers d'état civil et assume la gestion opérationnelle des demandes liées à l'ensemble des procédures d'état civil à leurs côtés.

1. Encadrement de l'équipe
o Encadrer les officiers d'état civil, planifier leurs missions, et procéder à leur évaluation professionnelle.
o Participer, en relation étroite avec la responsable du service citoyenneté, à la veille réglementaire en matière d'état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale, changements de nom...)
o Diffuser le contenu des évolutions réglementaires auprès des agents du service, mettre à jour les fiches de procédures

2. Etat civil - gestion opérationnelle
o Réceptionner les déclarations et établissement des actes d'état civil
o Accueillir et renseigner du public
o Etablir les dossiers de mariage
o Tenir administrativement les registres d'état civil

Occasionnellement
o Polyvalence avec les missions des formalités citoyennes
o Renfort éventuel au service des élections lors de l'organisation des scrutins
o Suppléer la responsable du service citoyenneté en cas d'absence

(Une fiche de poste détaillée est disponible à la DRH)

PROFIL
- Niveau Bac Secrétariat-Administration-Domaine juridique
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Expérience en Etat Civil exigée

SAVOIR FAIRE
- Maîtrise du cadre réglementaire (état-civil, natalité, funéraire)
- Connaissance de l'environnement administratif dans le domaine citoyenneté
- Maîtrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (Melodie, Comedec)
- Qualités d'expression écrite et orale
- Capacité à encadrer et travailler en équipe

SAVOIR ETRE
- Capacité à recueillir et analyser la demande de l'usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
- Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré,
- Capacité à prioriser
- Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
- Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité),
- Sens de la représentation
- Qualités relationnelles, d'écoute et de reformulation des demandes des usagers
- Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
- Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l'entraide

CONDITIONS D'EXERCICE
- Travail le samedi par roulement (permanence état civil) et pour assister les élus lors des cérémonies de mariage
- Travail principalement en open space