Assistant Juridique Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Les missions principales du poste :

Assurer la gestion des instances de gouvernance du GIP :
- Gérer les ordres du jour, l'envoi des convocations et de la documentation aux membres du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale ou de tout autre instance (exemple : Comité d'audit) ;
- Participer à la logistique et l'organisation des événements du GIP et, notamment, pour les instances de gouvernance (Conseil d'Administration - Assemblée générale) ;
- Gérer la bonne tenue des instances statutaires, rédiger les comptes rendus, procès-verbaux dans les délais les plus brefs et assurer le suivi des décisions prises ;
- Gérer le suivi de la relation avec les administrateurs ;
- Être le garant de la conformité aux bonnes pratiques de gouvernance ;
- Proposer et participer à la rédaction des procédures internes de son périmètre ;
- Être l'interlocuteur privilégié des partenaires et prestataires ieSS en lien avec le domaine d'activité et, notamment, les administrateurs, les membres et les cabinets d'avocats ;
- Respecter les procédures en cours.

Participer à la gestion administrative, comptable et financière de la Direction générale :
- Assurer la continuité du suivi des commandes de matériel, fournitures et consommables jusqu'à la livraison ;
- Préparer les documents : courriers, notes, rapports, comptes-rendus, supports de présentation... ;
- Répondre aux courriers, courriels ainsi qu'aux appels téléphoniques de premier niveau ;
- Assurer, le cas échéant, l'accueil physique des invités de ieSS ;
- Transmettre au Contrôleur de gestion et à l'Assistante de gestion comptable les éléments nécessaires au suivi comptable (factures, bon de commande, alimentation des fichiers de suivi...).

Contribuer, au quotidien, au bon déroulement des activités :
- Apporter son soutien /aide sur certaines activités selon les besoins : logistique des événements divers, opérations d'inventaire et commandes diverses... ;
- Suivre et mettre à jour les différentes bases de données (fichier des membres, CRM...) ;
- Réaliser les opérations de classement et d'archivage ;
- Effectuer une veille juridique régulière ;
- Participer aux réunions d'équipe et communiquer les informations utiles au pilotage de l'activité ;
- Effectuer un reporting régulier des activités et des alertes auprès du responsable hiérarchique ou de la direction.

Comment nous vous imaginons ?

Compétences transverses :
- Capacité à s'adapter et à prioriser en fonction des activités en intégrant la notion d'urgence ;
- Capacité à être réactif en faisant preuve d'initiative ;
- Méthodique, organisé dans la réalisation et le suivi des actions ;
- Capacité à être synthétique et logique (à l'oral comme à l'écrit) ;
- Capacité à produire du travail méticuleux et rigoureux en portant une attention à la qualité ;
- Capacité d'écoute et aisance relationnelle ;
- Communiquer de façon habile en s'adaptant à l'interlocuteur (à l'oral comme à l'écrit) ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Capacité à respecter les procédures en vigueur et, notamment, en ce qui concerne les procédures internes, les procédures du Code de la Commande Publique et les règles comptables ;
- Sens du service dans un esprit d'équipe et de transversalité avec les autres équipes ;
- Sens du respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de réserve.

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Niveau de formation et de connaissance
- Bac +2 (DUT - BTS) à Bac +3 (Licence) avec une spécialisation en droit / assistanat juridique ;
- Maîtrise avancée de l'environnement Google Workspace et de sa suite (Google Docs, Sheets...) ;
- Connaissance des règles comptables de base ;
- Connaissance du domaine de la santé et du numérique appliqué à la santé serait un plus, mais non indispensable.

Niveau d'expérience
- 3 à 5 ans d'expérience minimum dans une fonction similaire.
- Expérience ou curiosité pour le domaine de la santé et du numérique appliqué à la santé.