Assistante du Pôle Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales : coordination interne transversale

1-Instruction, préparation et coordination des dossiers pour la direction :
- Constitution des dossiers pour la direction et demande de contributions aux services en vue de construire les dossiers ;
- Travail d'analyse des documents reçus et préparation de synthèses ;
- Proposition d'ordre du jour étayé avec les éléments de contexte, en lien avec le(s) service(s) concerné(s) ;
- Participation au CODIR, suivi des commandes et des échéances et rédaction de compte-rendu;
- Coordination du secrétariat de direction (organisation de la continuité et tenue des agendas)

2-Définition et mise en oeuvre des projets de service internes :
- Contribution à la conception des projets de service et rédaction des cahiers des charges nécessaires en réponse aux différents appels à projet (FMATE, FIACT, FIRH etc.) ;
- Animation des groupes de travail et organisation des assemblées générales ;
- Suivi de la mise en oeuvre des projets, etc.

3-Elaboration et coordination de la stratégie de communication soutenant la déclinaison territoriale des politiques publiques de la DDI :
- Élaboration et coordination de la stratégie
- Conception des supports comme rapport d'activité du service, newsletters, flyers, chiffres clés, etc.

Activités accessoires : gestion financière et administrative

1- gestion financière et budgétaire des appels à projets transversaux et des différentes contractualisations (CLS, DILCRAH, etc.)

Partenaires institutionnels : Ministère - Préfecture - DREETS- Services de l'Etat

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :
- Applications informatiques métier Bureautique et outils collaboratifs M
- Classement, archivage M
- Environnement administratif, institutionnel et politique M
- Techniques de secrétariat M
- SI Chorus DT

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Faire preuve de discrétion (M)
- Réactivité (M)
- Sens de l'organisation (M)
- Sens des relations humaines (M)
- Savoir respecter les délais (M)
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Savoir-faire :
- Archiver (M)
- Diffuser une information, une publication (M)
- Mettre en forme un document (M)
- Organiser une réunion (M)
- Prioriser (M)
- Rédiger un acte juridique (M)