Agent Administratif - Gestionnaire de la Comptabilité de la Direction - Mairie de Lens H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du responsable de la direction des systèmes d'information et moyens généraux, l'agent a pour mission la gestion de la comptabilité du service, le suivi des marchés, la gestion de l'économat ainsi que différentes tâches administratives.

MISSIONS GESTION ECONOMAT ET DE GESTION DU COURRIER

Gestion de l'économat
- Traitement et gestion des commandes des fournitures de bureau pour les différents services
- Réception et vérification des commandes à leur arrivée
- Acheminement des commandes dans les services

Comptabilité de la Direction
- Création et suivi des bons de commande sur le logiciel CIRIL
- Traitement et suivi des factures sur le logiciel CIRIL

Suivi des marchés
- Gestion d'un planning pour le suivi et le renouvellement des marchés
- Vérification des montants des prestations, des maintenances lors des reconductions de marchés en tenant compte du coefficient de révision qui sera fourni par le service de la commande publique

MISSIONS ACCUEIL ET INFORMATIONS AGENT D'ACCUEIL

Accueil Guichet Unique

- Accueil du public : accueil physique et téléphonique des usagers
- Identification des demandes
- Renseignement immédiat des usagers sur les questions ne relevant pas de l'expertise des services en s'appuyant sur la base de connaissances (sur les prestations de service, remise de formulaires...)
- Orientation vers les services concernés pouvant renseigner l'usager sur la problématique posée
- Prise de RV pour les différents services de la mairie.
- Recueil des différentes demandes des usagers afin d'établir des statistiques.

Missions protocolaires

- Participation aux manifestations organisées par la Municipalité afin d'y assurer l'accueil, le placement des personnalités et l'annonce des allocutions
- Passage des micros aux différents intervenants lors des réunions le nécessitant (Conseils Municipaux, Réunions Publiques...) et de manière ponctuelle, selon la nature des réunions, service de boissons

PRE REQUIS

- Excellentes notions en matière de comptabilité (économat)
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, microsoft 365)
- Bonne connaissance du fonctionnement des services
- Maîtrise de la pratique de la conduite automobile de manière économique et responsable
- Capacités à rendre compte à la hiérarchie des informations et de l'activité

QUALITES REQUISES

- Bonne présentation
- Excellent relationnel
- Réactivité, rapidité d'exécution
- Rigueur, Minutie
- Capacités d'adaptation
- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Capacités à prioriser les informations à reporter à la hiérarchie
- Respect des obligations de confidentialité et de réserve
- Capacités organisationnelles du temps et du travail afin d'optimiser la priorisation des tâches
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Ponctualité, assiduité