Chargé - Chargée d'Accueil des Espaces Culturels H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le poste proposé est affecté à la Direction de la culture et de la culture scientifique (DCCS) qui a une double mission :

- Coordonner la politique de culture artistique et scientifique de l'université à destination de tous les publics.

- Développer une politique culturelle ambitieuse à travers une programmation diversifiée et de qualité dans ses équipements et hors les murs. Elle conduit également des actions culturelles de pratique (stages et ateliers artistiques) et développe des partenariats avec d'autres établissements académiques et avec les partenaires culturels du territoire (théâtres, conservatoires, musées, centre de culture scientifique, etc.).

Missions principales :

Ce poste est rattaché fonctionnellement et hiérarchiquement à la direction de la culture et de la culture scientifique. Vous rejoindrez une équipe culture artistique composée de 8 agents permanents et travaillerez en lien étroit avec les chargés de projets culturels étudiants (3 agents).

Accueil des usagers et gestion des plannings des espaces culturels

Activités principales :

- Accueillir, orienter et informer les publics (étudiants, enseignants, visiteurs) en assurant une présence physique, téléphonique et numérique.

- Ouvrir et fermer les locaux en garantissant le respect des consignes de sécurité.

- Actualiser et valoriser l'information diffusée à l'accueil, gérer les objets trouvés.

- Réserver, suivre et mettre à jour les plannings des studios et salles via l'outil ADE.

- Coordonner l'accès aux espaces pour les usagers (étudiants, artistes, enseignants) et installer les salles selon les besoins.

- Informer sur la billetterie, gérer les réservations, envoyer les relances et mettre à jour les listes.

- Accompagner les usagers dans l'utilisation du matériel audiovisuel, gérer les prêts (matériel, mobilier, costumerie) et veiller à leur bon usage.

- Réceptionner les livraisons, distribuer le courrier et les colis, préparer les envois postaux, mettre à jour les bases de données internes.

Restriction ou contraintes liées au poste : horaires : du lundi au vendredi de 14h à 17h40

Expérience professionnelle souhaitée : débutant

Experience : Débutant accepté

Compétences : Utiliser efficacement les outils bureautiques, Analyser les situations, Identifier les difficultés /proposer des solutions, Communiquer à l'oral avec clarté,S'approprier rapidement outils numériques spécif., Connaître le campus universitaire grenoblois, Faire respecter les règles / règlement intérieur, Comprendre/s'exprimer en anglais (notions apprécié, Connaître les principaux services de l'UGA, Communiquer à l'écrit avec précision

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.