Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - les Pep 23

Un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F pour les 2 PCO TND 0-6 ans et PCO TND 7-12 ans)

PRESENTATION DU SERVICE
Les missions de la plateforme sont identifiées dans la circulaire N° SG/2018/256 du 22 novembre 2018.
Elles sont :
- De coordonner la réalisation d'un parcours diagnostique et d'interventions précoces des professionnels exerçant en structures sanitaires ou médico-sociales ou en secteur libéral ;
- L'accompagnement des familles dans le parcours de leur enfant ;
- L'appui aux professionnels de 1ère ligne ;
- De déployer la plateforme et conventionner avec des professionnels libéraux.

La PCO TND 0-6 ans assure l'orientation des demandes des enfants de 0 à 6 ans avec suspicion d'un trouble du neurodéveloppement (TND) sur le territoire de la Creuse.

La PCO TND 7-12 ans assure l'orientation des demandes des enfants de 7 à 12 ans avec suspicion d'un trouble du neurodéveloppement (TND) sur le territoire de la Creuse.

La PCO s'adresse aux parents, professionnels de la santé de première ligne, via un guichet unique, dès qu'il y a suspicion de TND.

MISSION ET PROFIL DU POSTE
L'assistant(e) administratif aura pour mission :

La gestion administrative et organisationnelle
* Accueil téléphonique
* Accueil des familles
* Programmation et suivi des consultations
* Gestion du courrier et des dossiers
* Gestion de la facturation pour la CPAM
* Suivis administratif et logistique
* Gestion de l'activité de la PCO (délais, effectifs, conventions, etc.)

Le soutien à la coordination :
* Gestion des relations avec les partenaires extérieurs
* Développement de la communication interne et externe (plaquette, affichage, réseaux sociaux etc.)
* Participation à la création/amélioration des outils de travail
* Soutien au développement évènementiel (journées thématiques, formations etc.)

Les compétences, « savoirs », « savoir-faire » :
* Accueillir et orienter des personnes ;
* Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire ;
* Elaborer, adapter et optimiser les différents plannings (des rendez-vous, des visites, des consultations) ;
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
* Avoir des connaissances dans les TND, les parcours de soins, des dispositifs médicaux ;
* Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Les « savoir-être » :
* Dynamique ;
* Confidentialité ;
* Être à l'écoute ;
* Bienveillance ;
* Savoir travailler en équipe ;
* Respect du cadre éthique.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.