Pref13 - Sp Istres - Secrétaire Particulier du Sous-Préfet H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Gestion de l'agenda avec autonomie et discernement :
- Saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- Demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- Participation à la réunion encadrement du Sous-préfet
- Communication permanente au chauffeur des changements d'agenda
- Confirmation de présences aux diverses réunions
- Réservations pour les déjeuners
- Réponses divers courriers
Etablissement du programme hebdomaire des déplacements :
- Préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- Réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d'hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT
Gestion des appels :
- Filtrage des communications
- Redirection vers les interlocuteurs adéquats
- Appels internes et externes sur demande autorité
Messagerie :
- Gestion de la messagerie reservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- Veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- Gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions : transmission pour décisions et réponses
Gestion des frais de représentation et budget résidence :
- Gestion tableau de suivi des frais de représention du Sous-préfet
- Gestion tableau suivi frais de résidence
- Saisie des dépenses dans logiciel cartes achats
Divers :
- Mise à jour des contacts du Sous-préfet
- Suivi des dossiers : ajout de dernière minute
- Saisie des évaluations du Sous-préfet
- Accueil des invités (installation et café)
- Mise à jour base de données et expédition des cartes de voeux du Sous-préfet
- Saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- Commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- Information du personnel de résidence et soutien pour organisation
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture
Composition et effectifs du service :
La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C
Liaisons hiérarchiques :
Le Sous-préfet - La Secrétaire Générale
Liaisons fonctionnelles :
Les Membres du Corps préfectoral - La totalité des services extérieurs de l'État - La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.

Connaissances techniques :
- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences en informatique et bureautique niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
Savoir-faire :
- Savoir s'organiser niveau expert requis
- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines niveau expert requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau expert requis
- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
Durée attendue sur le poste : 3 ans