Assistant Administratif et de Gestion H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Nombre de formations sont ouvertes à l'apprentissage. Cette dimension de l'alternance se présente avec d'autant plus d'acuité que le budget de l'IAE a fusionné avec celui de l'unité d'apprentissage.

La recherche et la pérennisation de ressources propres est constante avec en amont l'amélioration continue des procédures qualité et du service rendu à l'usager.

Chaque service doit être en mesure de faire évoluer ses process sur la base d'auto-évaluation.

A ce titre, nous recherchons un assistant administratif et de gestion F/H.

L'assistant administratif et de gestion est chargé, sous l'autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l'engagement, de l'ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.

Le budget est de 4 millions d'€ incluant l'ancienne unité par apprentissage.

L'agent s'assure du respect de la réglementation, de l'existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

Vos missions se déclinent sur 3 axes :

1/ Gestion budgétaire
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettes
- Réaliser la facturation notamment en formation continue et au niveau de l'apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)
- Réaliser des extractions depuis les bases de données ou réaliser des tableaux de bord
- Répondre aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificatives
- Appliquer les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires

2/ Gestion des plannings d'enseignement
- Gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)
- Saisie des services d'enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)
- Répondre aux sollicitations de la communauté éducative

3/ Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres
- Être l'interlocuteur des OPCO
- Réalisation des ordres de mission et des états de frais
- Faciliter la mise en oeuvre budgétaire des projets décidés par la direction (Erasmus Mundus pour 2026)
- Soutenir le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation événements internes)

Titulaire d'un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 dans le domaine de la gestion, du secrétariat, ou encore dans le domaine juridique, cette fonction requiert :

Environnement professionnel lié aux structures publiques
- Règles des marchés publics(à acquérir)
- Règles et techniques de la comptabilité publique (notions fondamentales acquises)
- Interlocuteurs institutionnels(à acquérir)
- Rédaction de courriers ou mails institutionnels(maîtrisé)

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Curiosité et appétence pour les outils du numérique
- Savoir utiliser plusieurs logiciels
- Connaître le principe des interfaçages
- Naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données

Savoir être
- Autonomie, organisation, rigueur
- Sens des initiatives et réactivité
- Sens du service public
- Confidentialité / fiabilité

Débutant.e accepté.e

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