Assistant d'Accueil et de Secrétariat H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

TEMPS PLEIN EN HORAIRE POSTE

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique du public (contact, information, orientation, dossiers, formalités administratives)
Gestion des mails sur les différents canaux de contact (mails, Ma résidence, Courts séjours)
Encaissement les paiements
Travail en liaison avec les différents services du Crous
Etats des lieux d'entrée et de sortie
Accueil des entreprises et suivi de la réalisation des prestations fournies
Participation à la sécurité des personnels et des biens
Gestion des ventes de prestations de services divers
Planification des logements et veille à l'occupation optimum des résidences
Gestion de situations d'urgence
Signalement des interventions techniques à l'agent de maintenance via l'application
Réalisation des interventions techniques de 1er niveau,
Veille au bon état des locaux et signalement de tout problème
Suivi quotidien des courts séjours
Préparation des arrivées et des départs
Travail en collaboration avec les entreprises externes de ménages et des veilleurs.

Activités secondaires :
Remise en état ponctuelle des studios (ménage, préparation),
Réalisation des interventions de premier niveau (nettoyage siphon évier par exemple),
Liaison à assurer avec l'entreprise de ménage pour la planification des prestations,
Accompagnement des entreprises lors d'interventions,
Reprise de tout ou partie des fonctions de la gouvernante en son absence,
Animation des ateliers avec des étudiants.

Profil
Connaissances générales :
Connaissance de l'environnement professionnel et du milieu étudiant ;
Connaissances des règles d'hygiène et sécurité en vigueur,
Connaissances des techniques d'accueil, de communication,
Connaissances en gestion hôtelière,
Connaissance des produits d'entretien, des matériels et équipements,
Connaissance en gestion des conflits et des personnalités difficiles.

Compétences opérationnelles :
Maîtrise des logiciels de traitement de texte et tableur
Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, matériel de sécurité, accès aux différents espaces techniques)
Maîtrise des technologies de communication internes (intranet, logiciels dédiés)
Connaissances des techniques d'accueil, de communication
Connaissances en gestion hôtelière
Connaissance des produits d'entretien, des matériels et équipements
Connaissance en gestion des conflits et des personnalités difficiles
Savoir utiliser un TPE.

Compétences comportementales :
Qualités de communication
Capacité à gérer le stress
Sens relationnel, diplomatie,
Capacités d'écoute,
Polyvalence,
Curiosité professionnelle,
Autonomie,
Sens du travail en équipe,
Respect de la hiérarchie et des collègues,
Discrétion