Assistant de Délégation H/F - Pôle Emploi

Assistanat de délégation :
Accueil physique et téléphonique / Gestion de la boite mail de la délégation
Premier niveau de réponse et de conseil sur notre offre de service.
Gestion logistique de la délégation (parc de véhicules + révisions, gestion des courses nécessaires à la délégation, gestion des commandes de fournitures et facturation) / Organisation interne logistique avec des matrices de réservation mise à disposition
Gestion des relations avec les services du siège, en particulier le DMG : accueil des prestataires externes
Appui à la gestion de la demande entrante :
L'assistante de délégation assure quotidienne la gestion de la demande. Elle répertorie le nombre de dossiers d'aides financières arrivées hors DH (à peu près 20%) et les classifie pour attribution par l'équipe managériale.
Elle affecte les différentes pièces reçues aux instructeurs, les différents courriers reçus à l'équipe managériale.
Elle assure le premier niveau de réponse concernant les demandes liées à notre offre d'intervention.
Elle fait le lien avec l'équipe managériale sur les réponses plus sensibles ou politiques à apporter.
Appui à la communication :
L'assistante de délégation est notre référente communication. Elle fait le lien avec les actualités / demandes de la DCOM, réalise les commandes spécifiques liées à la COM (flyers, goodies etc.) et assure la gestion, en lien avec l'équipe management, du budget COM.
Elle assure une animation du site Internet régional et des réseaux sociaux avec un nombre de posts définis (à minima 2 par mois).
Elle organise également les événements en région (logistique et autres), et elle fait le lien avec nos partenaires pour nos participations à des forums externes (fourniture de notre logo, réservation, engagement financier si nécessaire).

Possibilité de prolonger le CDD initial jusqu'à la fin de l'année 2025.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.