Assistant de Direction et en Charge des Relations Institutionnelles H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 5 agents, vous assurez des missions d'assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que de suivi de subventions et des contractualisations.

? En tant qu'assistant(e) de Direction (40 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Directeur,
* Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l'EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction),
* Suivi des signatures,
* Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
* Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
* Gestion documentaire, classement et archivage,
* Supervision du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels et du plan d'action RGPD de l'établissement, déployé par l'ensemble du personnel,
* Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.

? En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Président,
* Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux...),
* Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
* Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
* Relations avec les élus et les différents partenaires de l'EPTB,
* Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).

? En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
* Interlocuteur(trice) financier(e) du pôle Saône, vous accompagnez le chef de pôle et les chargés de mission concernés pour l'élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
* Vous assurez la gestion des subventions incluant l'élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d'acomptes ou de soldes,
* Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements...) et renseignez un outil de suivi financier.

Formation : Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative
(BTS secrétariat ou assistant de Direction...)

Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d'une collectivité sera appréciée.

Compétences :
- Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités.