Gestionnaire Administratif Immobilier - la Seyne sur Mer H/F - Fonction publique Territoriale

MISSIONS

Dans le cadre de la mise à disposition du patrimoine immobilier de la ville, vous devez accompagner les usagers et/ou les services dans les démarches administratives et la mise en ½uvre des procédures d'instruction permettant la prise de décision de l'autorité, et l'élaboration des contrats d'occupation et suivi des dossiers :

ACTIVITES PRINCIPALES :

Mise à disposition du patrimoine immobilier de la commune :

Accueil et information des usagers et des services :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Recevoir, filtrer et traiter les courriers électroniques
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les informations nécessaires à l'instruction de la demande

Instruction administrative des dossiers :
- Vérifier les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherches techniques, juridiques et vérificatives administratives
- Rédiger et envoyer des courriers
- Rédiger des documents administratifs et actes juridiques (conventions, baux, AOT...)
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Rédiger des notes synthétiques d'aide à la décision de l'autorité
- Procéder à des états des lieux en lien avec les techniciens en charge de la maintenance des bâtiments municipaux
- Procéder à des visites de locaux
- Suivre des contrats d'occupation (renouvellement, attestations d'assurance, problématiques techniques liées à l'occupation (demandes de petits travaux tels que problème de serrure, assainissement, etc.),...)

Suivi et gestion des dossiers :
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Classer et archiver les dossiers

ACTIVITES OCCASIONNELLES :

- Commande des fournitures
- Présence aux assembles de copropriété
- Gestion des polices d'assurances de la ville, des dossiers sinistres, des demandes diverses en matière d'assurances, des contentieux d'assurances

PROFIL : Vous devez :

- Maîtriser l'outil informatique et bureautique
- Avoir des aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Être organisé, rigoureux, autonome et discret
- Savoir travailler en transversalité
- Faire preuve de dynamisme, efficacité et sens relationnel
- Avoir des capacités à gérer l'urgence ou l'imprévu, prioriser les tâches
- Faire preuve d'autonomie de gestion des dossiers

SPECIFICITES DU POSTE :
- 37h/semaine sur 5 ou 4,5 jours,
- 12 jours d'ARTT
- Lieu d'affectation : Hôtel de ville
- Complément de rémunération annuel (13ème mois)
- Participation mutuelle sous réserve de contrat labélisé.
- CE : COS Méditerranée