Assistant des Responsables du Secteur Médico-Social - Orleans 8103 H/F - Fonction publique Territoriale

Vous êtes rattachée à la Directrice de l'Agence Départementale des Solidarités Orléans Métropole, et vous assistez les responsables d'équipes pluridisciplinaires.

L'Agence Départementale de Solidarité porte sur le territoire les politiques sociales du Département du Loiret en matière d'insertion sociale, accès aux droits, protection de l'enfance, prévention ainsi que les politiques autonomie en faveur des personnes âgées et situation de handicap.

Vous assistez 3 responsables d'Equipes Pluridisciplinaires (Bourgogne Argonne- Fleuryssois-Abraysien, Saint Jean de la Ruelle et 1 responsable d'équipe Accueil Inconditionnel dans les missions suivantes :

- Gérer la boîte mail associée et l'agenda des responsables.

- Assister les responsables dans les formalités administratives liées à la gestion des RH (suivi et renouvellement des contrats, des ordres de missions, des arrêtés, des formations...) en lien avec la Direction des Relations Humaines.

- Assister les responsables dans la préparation aux réunions d'équipe (réservation de salles, envoi des invitations, etc).

- Assurer la liaison avec les autres équipes de l'Agence départementale de solidarités (partage d'informations, partage de planning...) et faire le lien avec les partenaires territoriaux.

- Transmettre et coordonner les procédures et l'information en direction des agents.

- Organiser l'accueil des nouveaux agents en lien avec le responsable (planning d'intégration, formation, lien avec le service informatique pour les badges, codes accès NEMO, DATA...).

- Mettre à jour la veille règlementaire dans le DATA.

- Assumer la gestion de la régie.

- Gestion des sites extérieurs en lien avec le régisseur de site et la direction dédiée (visite annuelle, conventions d'occupation)

Vous participez à la fiabilisation et à l'exploitation de la donnée sociale :

- Soutenir les équipes sur la collecte des statistiques (création d'outils, soutien technique...)

- Retranscrire l'activité des équipes par le biais de IODAS, des recueils statistiques.

- Superviser la fiabilité de la donnée sociale et apporter une aide technique aux équipes.

Assurer les tâches administratives transversales à l'équipe Accueil Inconditionnel :

- Gestion de la boîte mail dédiée à l'Equipe accueil inconditionnel : réponse aux partenaires et aux usagers en lien avec les administratives et Travailleurs sociaux de PAA et PAU (Permanences d'accueil d'urgence), partage des informations...

- Gestion et suivi des courriers réservés par le biais de MAARCH ou courrier classique.

- Enregistrement et vérification dans le logiciel métier IODAS de différentes informations liées à l'usager.

- Diffusion aux travailleurs sociaux des ordres du jour et compte-rendu des diverses commissions...

- Préparation des commissions

Niveau d'études min. requis
Bac +2

Niveau d'expérience min. requis
Inférieur à 2 ans

Profil / Expérience requise
De formation Bac +2 en gestion administrative / assistant vous possédez une expérience réussie dans ce secteur.

Vous possédez idéalement une expérience dans le secteur médico social.

Aptitudes

Prise d'initiative
Discrétion : obligation du secret professionnel et partagé
Aisance orale
Autonomie
Qualités rédactionnelles
Adaptabilité
Organisation
Respect des procédures
Etre à l'écoute
Avoir l'esprit d'équipe

Vous possédez une bonne utilisation de l'outil bureautique, Word Excel, (tableaux de bords, statistiques)

L'emploi correspond au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 à 3 ans renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).