Secrétaire Assistant Technique et Financier - Provence Alpes Agglomeration H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du service de Prévention et Gestion des Déchets (78 agents) de Provence Alpes Agglomération, vous travaillerez plus spécifiquement avec le Responsable « Administratif / Finances » et l'agent affecté à ce service. Vous participerez au fonctionnement administratif et financier du service : suivi et gestion des dossiers et assistance au Responsable du service.

Sous l'autorité du Responsable Administratif / Finances, les missions du Secrétaire Assistant.e Technique et Financier seront :

- Suivi comptable et statistique :
o Suivre et traiter les devis et bons de commandes avec imputation comptable (engagement et rapprochement)
o Vérifier la facturation et le suivi du budget
o Réaliser la facturation pour le service (redevance spéciale et tarification incitative) en lien avec le service Finances de Provence Alpes Agglomération et les services du Trésor Public

- Suivi et gestion des dossiers :
o Suivre les contrats en lien avec les services (fournitures, maintenances, réparations, nettoyage des vêtements...)
o Evaluer, suivre et préparer les commandes de fournitures des différents sites
o Suivre le fichier des usagers

- Participation au fonctionnement du service
o Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédactions, photocopies, archivages, ouverture et affectation du courrier et mails, préparation des éléments de réponse, réponse et filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données des fichiers
o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports...) à partir d'instructions orales ou écrites et les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie puis en assurer la diffusion
o Transmettre au Responsable les besoins d'évolutions des procédures et des outils à mettre en place
o Participer aux réunions hebdomadaires du service et à toutes autres réunions ou instances nécessaires
o Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparations des dossiers préalables, réservations des salles, réception des participants
o Gérer les relations entre les interlocuteurs internes et externes au service
o Gérer les réclamations
o Gérer les achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau

- Assistance auprès du Responsable
o Participer au recollement des données de structuration du rapport annuel d'activité (RAPQS)
o Saisir les données en lien avec la matrice des coûts et le suivi des contrats avec éco-organismes.

Formation de niveau Bac Pro souhaitée dans le domaine de l'administration ou de la gestion.

Savoirs :
- Formalisme des documents administratifs courants
- Instances et procédures de décisions de la Collectivité
- Environnement institutionnel
- Règles budgétaires (nomenclature, engagements, imputations comptables)
- Organisation et gestion du temps
- Règles de l'expression écrite et orale

Savoir-faire :
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Enregistrement, classement et archivage des documents
- Organisation du travail selon les priorités et capacité d'alerter selon le domaine d'activité
- Maîtrise des outils informatiques et formation sur les logiciels métiers
- Mise en forme des documents administratifs

Savoir-être :
- Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d'interlocuteur
- Force de proposition, volontaire et dynamique
- Capacité à être à l'écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l'environnement
- Capacité à être efficace dans l'organisation de sa propre activité et à appliquer les décisions en hiérarchisant les actions en fonction de leurs urgences et/ou importances
- Capacité à s'intégrer et à coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail et d'y apporter une contribution efficace