Secrétariat de Direction H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'Établissement Public de Santé Mentale de la Marne porte 2 pôles de psychiatrie adulte (Nord Marne qui regroupe 4 services rémois et Sud Marne), 1 pôle de psychiatrie de la personne âgée, 2 pôles de psychiatrie infanto-juvénile, 1 pôle médico-social (Maison d'Accueil Spécialisée), 1 pôle d'addictologie, 1 pôle de psychiatrie médico-légale, 1 pôle de médecine générale. Il assure à ce titre la couverture de la totalité de la population marnaise adulte et de la moitié de la population mineure au titre de la psychiatrie infanto-juvénile hors agglomération rémoise.

Il porte des unités et services à vocation régionale :
- L'UMD (Unité pour Malades Difficiles), le SMPR (Service Médico-Psychologique Régional),
- Le CRIAVS (Centre Ressources pour les Intervenants auprès des Auteurs de Violences Sexuelles de Champagne-Ardenne),
- La Cellule d'Urgence Médico-Psychologique (CUMP) départementale renforcée,
- Le Centre territorial de psychotraumatisme de Champagne-Ardenne,
- L'unité de neuromodulation,
- Le niveau 3 d'enseignement et de recherche en addictologie,
- Le dispositif de prévention de la récidive suicidaire : VigilanS Champagne-Ardenne,
- Le Centre de Prise en charge Précoce des Psychoses et d'Orientation (C3P-O),
- Le Centre Universitaire de Remédiation cognitive et rétablissement (CURe) de Champagne-Ardenne.

C'est aussi une file active de quelque 18 000 patients par an qu'accueille et soigne l'EPSM de la Marne dont 97 % en ambulatoire (sans hospitalisation complète).

Notre mission principale : donner à tous ceux qui le nécessitent, sur la Marne, un accès aux soins psychiatriques de qualité.L'assistant(e) de direction à pour mission d'assister le Directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...). Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.
- Accueil physique et téléphonique du public et du personnel, information et orientation au sein des services de la Direction ;
- Prise des rendez-vous et tenue de l'agenda du Directeur ;
- Organisation et préparation des entretiens du Directeur ;
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier ;
- Gestion des réponses négatives aux candidatures ;
- Traitement, mise en forme et diffusion de documents administratifs/compte-rendu de réunion et instances ;
- Classement de documents divers ;
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la direction ;
- Gestion des plannings de gardes et astreintes des directeurs ;
- Gestion « logistique » de la Direction

L'assistant(e) de direction peut travailler de manière ponctuelle sur un autre dossier.

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.

Vous avez les compétences suivantes :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise des outils de visioconférence
- Orthographe irréprochable Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point
- Respect de la confidentialité et discrétion
- Capacités avérées d'organisation et de méthode
- Dynamisme et esprit d'initiative
- Souci de transmission de l'information, sens de la collaboration
- Aptitude au travail polyvalent et en équipe
- Disponibilité

Une expérience en secrétariat hospitalier serait appréciée