Assistant de Direction H/F - Hopital de Belle-Ile-En-Mer

Le Centre Hospitalier de Belle-Île en Mer recherche un(e) assistant(e) de direction, le poste est à pourvoir dès que possible sur un CDD de 6 mois :

Missions du poste :
- Assister le directeur de site dans le quotidien de la direction de site
- Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers
- Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site

Activités :
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Traitement de la messagerie du secrétariat de direction
- Traitement et mise en forme de documents, rapport, courriers, compte rendu ou relevés de conclusion
- Alimentation des espaces partagés selon les indications du directeur
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Accueil physique des RDV
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Rassemblement des informations nécessaires à la préparation de dossiers et/ou réunions
- Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations
- Participation à l'élaboration de supports de communication
- Préparation et organisation des déplacements du directeur
- Gestion des plaintes/réclamations et élaboration du rapport d'activité de la CDU
- Coordination la maison des usagers - Mises en place d'actions de promotion de la santé
- Suivi des candidatures pour les Ressources Humaines
- Publication des offres d'emplois
- Gestion des stages

HORAIRES - AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE
8h30- 17h30 (coupure de 1h30 pour le repas)
Amplitude horaire : 7h30

SPECIFICITES DU POSTE - CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée

DIPLÔME, EXPERIENCE ET FORMATION SOUHAITES
Expérience souhaitée d'au moins 5 ans

COMPETENCES REQUISES
Savoir :
- Accueil téléphonique : connaissances générales
- Bureautique : connaissances opérationnelles
- Classement et archivistique : connaissances générales
- Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
- Secrétariat : connaissances opérationnelles

Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir-être :
- Organisé(e), méthodique et rigoureux(se)
- Autonomie et rapidité
- Discrétion
- Qualités relationnelles développées
- Disponibilité

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Relayer de l'information

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.