Assitant Administratif d'Une Association Omnisports H/F - Club Omnisports District Cruseilles

Le Club Omnisports De Cruseilles (CODC) compte 24 activités pour petits et grands, avec pour objet l'initiation, le plaisir, le loisir, et la santé par le sport.
Notre club est basé à Cruseilles, où il a été créé, et ce, grâce aux importantes structures existantes. Il bénéficie également du complexe sportif de la Communauté de Communes du Pays de Cruseilles. Nous sommes le club le plus important en nombre d'adhérents et d'activités sur la CCPC :
- 1033 adhérents
- 470 adultes, 563 enfantsIntitulé du poste : assistant(e) administratif(ve) d'une association sportive loi 1901

Nous recherchons une personne qui, placée sous l'autorité des membres de la Direction Collégiale, effectuera les tâches administratives nécessaires à une association comptant à ce jour 1030 adhérents.
Il s'agit d'un temps partiel, pour l'instant de 720h par année.

Description du poste :
Enjeux : notre association comprend 25 activités, et nécessite donc, pour une efficacité maximale, de la
* coordination entre adhérents, membres de la Direction Collégiale, et partenaires institutionnels
* communication par mail, courriel, site internet ou courrier classique
* gestion et un suivi précis des flux de données des adhérents
Missions : être l'interface entre tous les acteurs de l'association et ses partenaires, et le rouage d'un bon fonctionnement.
Activités et tâches :
- Préparer les saisons, alignées sur les périodes scolaires, en animant le site internet avec les horaires des activités, les nouveautés, mais aussi les modifications arrivant en cours d'année, les événements concernant le club (manifestations, forum des associations, changement de membres de la Direction Collégiale, mot du président, etc.). Lien avec Procomag, créateur du site, pour la mise en place d'images, flash info, etc. Possibilité de formation pour plus d'autonomie s'agissant de la gestion du site.
- Mettre à jour les fiches d'inscriptions avant la période de celles-ci.
- Nettoyer et mettre à jour la base de données.
- Enregistrer les inscriptions qui ne se font pas encore en ligne sur Assoconnect, et assurer le suivi des autres sur l'application (vérifier que toutes les données soient complètes, paiements, certificats médicaux, pass'sport, mail des parents).
- Suivre les paiements si ceux-ci sont effectués au trimestre, les transmissions des chèques à une tierce personne pour mise en banque, et les tâches annexes reliées.
- Réaliser des statistiques.
- Trier et distribuer le courrier à tout membre de la Direction Collégiale et/ou référent concerné. Rédiger les courriers ne concernant pas les ressources humaines.
- Aider à l'organisation des manifestations auxquelles participe le club (tournoi de volley organisé par le CODC et Grandes Médiévales d'Andilly) en rédigeant l'appel aux bénévoles, et en assurant la coordination entre adhérents et référents pour la mise en place du planning des équipes.
- Suivre les conventions d'occupation des salles de la mairie ou de la Communauté de Communes du Pays de Cruseilles (CCPC), et de l'occupation des salles notamment pour les réunions.
Conditions d'exercice du poste :
Lieu de travail :
Ce poste peut donner lieu à du télétravail, selon l'organisation du salarié. Il peut aussi s'exercer dans la salle de réunion des associations du gymnase intercommunal de la Communauté de Communes du Pays de Cruseilles (CCPC). Une photocopieuse appartenant au club est à disposition.
Spécificité du poste :
Le temps de travail est évalué à environ 60h par mois, mais il convient d'intégrer que certaines périodes sont plus chargées que d'autres, les mois de septembre et octobre donnent lieu à plus d'heures, les données à rentrer étant importantes. La préparation de la saison suivante peut également être chargée. Les heures faites en plus, se déduisent sur les mois suivants. C'est pourquoi il faut plutôt considérer ce poste sur une durée de 720h par an.
Le (ou la) salarié(e) est laissé(e) libre de son organisation, sous condition d'effectuer toutes les tâches demandées en temps et en heure, et de pouvoir répondre à ses messages chaque jour où il (elle) n'est pas en congé.

Profil recherché :
- Faire preuve de sociabilité, aimer le contact.
- Avoir le sens des responsabilités, du travail en équipe, savoir être discret, et respecter la confidentialité.
- Posséder un solide sens de l'organisation, faire preuve de rigueur.
- Savoir maitriser

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités de clubs de sports

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.