Stagiaire Assistant Coordinateur Événementiel H/F - HappyCulture

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Chez HappyCulture, chacun de nos 47 hôtels est unique et nous contribuons chaque jour à mettre l'expérience client et le bien-être de nos équipes au coeur de nos priorités !

En tant qu'hôteliers responsables, nous faisons attention à notre empreinte carbone simplement et à notre échelle. Nous avons déployé un programme RSE ambitieux qui met en place des actions concrètes et voulons offrir à nos clients de séjourner avec la conscience tranquille.

Certifié « Great Place To Work »® en novembre 2023, nous plaçons l'humain et l'environnement au coeur de nos préoccupations au travers notre politique sociale et sociétale.Envie de participer à l'expérience HappyCulture ?

Découvrez le Hill Club !Le Hill Club est notre restaurant de l'Hôtel Chromatics. Le Hill Club vous transporte entre Hollywood Boulevard et Beverly Hills pour une expérience sociale et gustative pleine de good vibes. Notre établissement vous accueille du matin au soir, vous offrant une escapade dans l'univers envoûtant de la Cité des Anges et de ses lieux emblématiques. Avec son décor moderne et verdoyant, le Hill Club est un foyer de créativité contagieuse, où se mêlent concentration et convivialité. Notre équipe, tel un véritable club social, assure un accueil chaleureux tout au long de la journée, avec des baristas le matin et des barmen le soir.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un Stagiaire Assistant(e) Coordinateur événementiel (H/F) auHill Club à Lyon - 69002.

En tant que Stagiaire Assistant(e) Coordinateur Événementiel, vous accompagnez l'organisation et le suivi opérationnel des séminaires et événements organisés à l'Hôtel Chromatics et The Hill Club. Sous la supervision du Coordinateur, vous participez à la gestion administrative, logistique et relationnelle des événements, tout en garantissant la satisfaction des clients et la qualité de l'accueil.

MISSIONS PRINCIPALES :

1/Appui à la gestion des demandes et devis
- Répondre aux demandes simples des clients (informations générales, délais, formats de salles, etc.).
- Préparer des pré-devis sous la supervision du Coordinateur.
- Participer au suivi des réponses aux demandes de séminaires (relances, annulations, confirmations).

2/Suivi administratif des événements
- Assister à la création et à la mise à jour des dossiers clients (participants, horaires, besoins spécifiques, menus).
- Aider à la coordination avec la réception pour les confirmations, facturations et rooming-lists.
- Saisir les couverts dans les outils de réservation et vérifier la bonne transmission des informations aux équipes.

3/Participation à la coordination terrain
- Être présent(e) lors des événements pour accueillir les clients et répondre à leurs besoins.
- Aider à la gestion des affichages clients (signalétiques, écrans).
- Vérifier la mise en place des salles avant les arrivées (disposition, propreté, matériel requis).

4/Soutien logistique et organisationnel
- Participer au montage et démontage des salles selon les formats demandés (U, théâtre, board...).
- Réapprovisionner les salles en fournitures (papeterie, consommables).
- Assister à l'envoi et à la réassurance des pauses café en collaboration avec la salle.
- Contribuer à la propreté des espaces communs dédiés aux séminaires (sanitaires, lobbys).

5/Communication et coordination interne
- Participer aux réunions hebdomadaires de coordination avec les équipes hôtel, cuisine et salle.
- Faciliter la bonne circulation des informations entre les services internes.

Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), garantissant le bon suivi des demandes et des événements.
Vous communiquez avec aisance, aussi bien avec les clients qu'avec les équipes internes.
Vous faites preuve de polyvalence et de proactivité, en anticipant efficacement les besoins logistiques.
Vous êtes réactif(ve) sur le terrain et adoptez une posture professionnelle orientée service client.

Si comme nous, vous êtes passionné(e), enthousiaste et avez un très bon esprit d'équipe, alors rejoignez-nous pour partager et faire vivre l'aventure HappyCulture !