Ddets 38 - Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Encadrement (oui ou non) : non

Cotation : Groupe 2

Activités principales :
1/ Assistance auprès de la direction

Accueil et filtrage des appels
Signalement, orientation des urgences et suivi par échéancier (rappels)
Gestion de l'agenda
Assistance dans le suivi des dossiers, des notes
Préparation des déplacements et réunions (dossiers, avis internes)
Gestion des boites aux lettres institutionnelles de la direction et de la communication
Rédaction et mise en forme de documents administratifs
Gestion du courrier entrant et sortant
Classement, archivage
Traitement de certains dossiers confiés par la direction
Coordination de travaux internes à l'équipe de direction
Relations avec la préfecture, des services départementaux, des différents partenaires et la DREETS
Utilisation d'applicatifs (Wikit, Chorus DT, Télérecours...)
Accueil des visiteurs de la direction

2/Assistance auprès de la Directrice adjointe en charge du Pôle Travail

Appui à la préparation des réunions avec les partenaires (CARSAT, OPPBTP, URSSAF...) et organisations professionnelles et syndicales.
Appui à l'élaboration du diagnostic et de la fiche de route du PNA.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
Afficher la suite
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :
Connaître l'environnement institutionnel : fonctionnement des administrations publiques, environnement économique et social M
Maîtriser les applications informatiques et métiers E
Techniques de communication E
Gestion des agendas et des RDV M
Classement et archivage M

Savoir-être :
Faire preuve de discrétion et de confidentialité ***
Sens de l'organisation ***
Sens des relations humaines **
Savoir s'organiser et faire preuve de réactivité ***
Savoir alerter, rendre compte, savoir relancer **
Sens de l'initiative **
Capacité d'adaptation **
Savoir accueillir **
Savoir s'exprimer oralement ***
Être rigoureux ***
Être autonome **

Savoir-faire :

Savoir analyser et hiérarchiser un besoin M
Savoir planifier et respecter les délais, organiser un événement M
Réaliser des synthèses M
Rédiger et mettre en forme les documents E
Apporter une assistance administrative M
Savoir apporter appui et conseils M
Être force de proposition et d'innovation M
Être à l'aise avec les outils numériques et avoir un intérêt pour l'utilisation de nouveaux outils (veille et mise à jour d'un intranet, notamment, outils collaboratifs) M
Savoir gérer les aléas M
S'adapter aux différents interlocuteurs E
Filtrer et orienter les informations M