Assistant Administratif et Pédagoqique H/F - Egc Centre est

1-Assistance pédagogique Bachelor EGC et Bac +5
Gestion des relations avec les étudiants, les familles, les formateurs et l'ensemble des interlocuteurs de l'Ecole.
Gestion de l'organisation des études : planification des modules de formation et des évaluations semestrielles et de certification, réservation des salles.
Organisation des jurys de soutenance de stage/alternance et projets en collaboration avec les référents de section.
Vérification des bulletins de notes et documents de fin de cycle à partir des données saisies par les formateurs dans l'outil YPAREO (vérifier les notes sur absences justifiées/injustifiées, coefficient par devoir, ECTS.)
Programmation et administration des enquêtes semestrielles de satisfaction étudiants pour chaque promotion et réalisation des synthèses. Envoi des synthèses à chaque intervenant, après accord de la coordinatrice du campus.
Préparation des comptes-rendus de conseils pédagogiques et programmation (invitation aux professeurs et délégués.)
Contrôle et saisie des contrats d'apprentissage, génération des conventions de stage et conventions de formation des étudiants et apprentis. Envoi des documents d'alternance et stage (CERFA, conventions, fiches missions.) aux entreprises.

2-Gestion administrative
Accueil téléphonique et physique.
Constitution des dossiers étudiants et formateurs et enregistrement sur le serveur.
Mise à disposition des documents validés et signés sur NetYpareo.
Facturation des frais de scolarité selon la convention financière et relance des impayés auprès des familles et des étudiants. Transmission des éléments de paiement au siège de l'EGC Centre Est. Validation des échéances de factures clients sur Ypareo.
Suivi de l'assiduité des étudiants et formateurs ; transmission des situations non conformes à la coordinatrice du Campus.
Recueil des informations nécessaires à l'établissement des contrats des formateurs en CDII et mise à jour du tableau de suivi.
Emission des contrats des formateurs prestataires, et mis en signature.
Transmission des factures fournisseurs au siège de l'EGC Centre Est.
Veiller à la bonne application des process administratifs de l'EGC Centre Est auprès des collaborateurs permanents et vacataires, notamment avec la bonne utilisation de l'ERP Ypareo (appel, cahier de texte, notes, coefficient des devoirs, supports de cours.)
Mise en relation avec la DRAES de Bourgogne Franche Comté et le CROUS de Dijon, pour réalisation des diverses enquêtes régionales (SISE inscrits et diplômés ou équivalent, Boursiers, CVEC, SIFA)

3-Actions commerciales et Communication
Contribution à l'organisation et participation aux événements de communication (JPO, remise des diplômes, entretiens de sélection, EGC Inside.), en collaboration avec la Coordinatrice Pédagogie et Commercialisation du Campus.
Alimentation des RS Tik Tok du Campus EGC Chalon. Transmissions des informations et des supports numériques pour le site internet de l'EGC Centre Est en collaboration avec la coordinatrice du campus.
Mise à jour du panneau d'affichage dynamique

4-Les activités secondaires et/ou occasionnelles :
Commandes de moyens généraux (fournitures de bureau, plateaux repas).
Gestion des bourses Erasmus pour les deux campus : participation aux réunions du consortium, présentation des bourses Erasmus aux étudiants, saisie des données sur beneficiary module, vérification de la conformité des documents (signature), génération des bordereaux et factures, suivi des paiements (1er versement et solde).
Référent(e) handicap : entretiens de suivi avec étudiants concernés et famille et CR avec plan d'actions.
Soutien administratif aux assistantes du campus de Bourg le cas échéant.

Experience : 1 An(s)

Compétences : BTS gestion de la PME, BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière, BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion, entrepreneuriat et management d'activités, Démarche qualité, Diplôme de gestion et management des entreprises, DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations, Gestion administrative, Gestion des fournisseurs, Licence Pro mention gestion et accompagnement de projets pédagogiques, Licence Pro mention management et gestion des organisations, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Améliorer des procédures administratives, Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Développer et fidéliser la relation client, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer un planning, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité, Réaliser la gestion administrative des contrats, Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM), Utiliser les outils de gestion et de la relation client

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.