Gestionnaire Administratif et Pedagogique Rodez H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission 1 : Spécifiques au département GEA

Secrétariat :
- Accueil téléphonique et physique des étudiants, des personnels enseignants et des visiteurs ;
- Gestion des mails, rédaction de courriers, élaboration et diffusion de tableaux statistiques ;
- Participer aux conseils de départements et de perfectionnement, rédiger les comptes-rendus ;
- Gérer la BDD des anciens étudiants et diffuser les offres d'emplois ;

Applications :
- Parcoursup (logiciel candidatures GEA1) ;
- Ecandidat (logiciel candidaturesGEA2) ;
- APOGEE (vérification dossier étudiant, saisie inscriptions pédagogiques, calculs...) ;
- Logiciel ADE (outil de suivi de l'emploi du temps) : en collaboration avec le responsable des
emplois du temps, traiter les mails du compte dédié à l'emploi du temps, contrôler avant
affichage, suivre et gérer les absences des étudiants, préparer les planning des contrôles ;
- Classroom : alimenter et suivre les informations pour les étudiants ;

Stages :
- Suivre les recherches de stage ;
- Préparer les soutenances, envoyer les fiches d'évaluation et attestations de stage ;

Ressources humaines du département :
- Saisir et mettre à jour les données relatives aux enseignants vacataires ;
- Extraire et transmettre l'emploi du temps prévisionnel d'un enseignant en arrêt de travail ;

Examens/contrôles :
- Réserver, préparer les salles d'examens, les copies et feuilles d'émargement ;
- Contrôler la saisie des notes, préparer les commissions, éditer les PV relevés de notes ;

* Mission 2 : Formation continue et alternance
Gestion administrative :
- Diffuser des informations, collecter des documents auprès des différents publics (étudiants,
enseignants, employeurs) ;
- Accompagner le responsable pédagogique alternance dans le suivi des candidatures ;
réaliser un suivi administratif des candidats à l'alternance et des employeurs démarchés ;
- Saisir des informations sur le Livret Electronique de l'Apprenti (LEA) : dépôt du calendrier et de
la fiche mission, vérification des coordonnées, saisie des justificatifs d'absence, dépôt des
relevés de notes, vérification de la validation des fiches de visite ;

Mission 3 : Communes et mutuelles

Inscriptions Administratives : participer à l'inscription des nouveaux étudiants;
Salons (Infosup et autres......) : participer aux différents salons et aux portes ouvertes;
Diplômes : préparer et participer à la journée de remise des diplômes;
Elections statutaires : participer à l'organisation des élections.

Les savoirs :
- Maîtriser la connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Les savoir-faire :
- Maîtrise des principaux outils de bureautique (Pack Office) et logiciels spécifiques (Apogée, Parcousup, ADE, LEA, Ecandidat...)
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Planifier son activité
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Afficher la suite
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Les savoir-être :
- Réactivité et sens du contact avec l'ensemble des interlocuteurs (administratifs, enseignants et professionnels...)
- Faire preuve de rigueur
- Confidentialité
- Travailler en équipe
- Informer et rendre compte
- Devoir de réserve

Précisions particulières relatives au poste : Ce poste présente une multiplicité et diversité des tâches. Les interactions avec les étudiants sont nombreuses. Il exige disponibilité.