Secrétariat - Accueil en Maison des Solidarités - Conseil Departemental des Hautes Alpes H/F - Fonction publique Territoriale

Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale, accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité

Pour l'ensemble des missions exercé en Agence Territoriale

Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l'Accueil Social Inconditionnel de Proximité

- Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
- Conseil et assistance aux usagers ;
- Prise de messages et rendez-vous ;
- Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
- Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;
- En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.

Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale

- Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
- Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.

Gestion administrative d'une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)

- Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
- Participer à l'organisation des différentes instances ;
- Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Contribution à la formation des professionnels

- Accueil et accompagnement des stagiaires.

Participation au groupe de travail des secrétaires

- Harmonisation des procédures ;
- Gestion des relations avec le public.

Profil recherché

Diplômes et formations souhaitées :
Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
Spécialisation ou expérience en secrétariat

Bureautique : Niveau requis : Maîtrisé
Pack Office / Internet / Outlook / intranet
Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques

Expérience :
Accueil de public / Secrétariat

Application métier :
Solis / I-parapheur

Permis de conduire : B

Détails :
Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l'organisation de l'institution ;
Rigueur et sens de la méthode ;
Grande discrétion ;
Esprit d'initiative ;
Disponibilité horaire ;
Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d'écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
Capacité de travail en équipe.