Assistant de Direction et Ressources Humaines - B ou c Selon Profil H/F - Fonction publique de l'État

Direction :

Assistanat
- Gérer et organiser l'emploi du temps de la directrice
- Elaborer le calendrier des réunions
- Préparer et suivre les réunions (AG-CA, CODIR, etc.) : convocations, rédaction de l'ordre du jour, prise de notes, etc.
- Rédiger les documents demandés : courriers, mails, comptes-rendus, rapports, etc.
- Assurer le suivi des dossiers
- Suivre voire piloter des projets délégués par la directrice
- Veille juridique et d'actualités en lien avec les activités de la direction

- Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que leur diffusion le cas échéant
- Garantir le classement et l'archivage (papier et numérique) des divers documents
- Gérer les appels téléphoniques
- Assurer la communication interne et l'organisation des événements de convivialité
- Assurer l'élaboration du planning des astreintes de direction

Ressources Humaines :

Gestion administrative
- Assurer le suivi des intervenants de la mission formation : vérification des dossiers administratifs, rédaction des contrats et/ou conventions, suivi des heures mensuelles, reporting, etc.
- Mettre en oeuvre le plan de formation professionnelle formalisé : recherche de prestataires, étude des devis, inscriptions, suivi, reporting, etc.
- Assurer le suivi des conventions de stages, dossiers CIFRE, alternants et apprentis
- Assurer les affichages obligatoires et règlementaires

Les savoirs :
- Maîtrise de l'outil informatique des outils bureautiques et base de
données ainsi que les logiciels métiers dédiés aux missions
- Connaissance de l'environnement de travail
- Maîtrise des techniques de secrétariat (élaboration et préparation de documents, diffusion d'informations, etc.)
- Connaissances de la réglementation relative à la gestion des RH versant GIP / FPE
- Bonne maîtrise de la langue française, de l'expression et de l'orthographe

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Les savoir-faire :
- Grande rigueur administrative
- Création d'outils (tableaux de suivi et de synthèse)
- Capacités rédactionnelles (prise de notes et synthèse)
Organisation et méthode
Capacité d'adaptation
Travail en équipe et en transversalité
- Capacité à rendre compte de son activité et alerter
- Recevoir, filtrer et orienter les sollicitations

Les savoir-être :
- Qualité d'écoute
Diplomatie
Fiabilité
- Discrétion
Disponibilité
- Capacité d'initiative