Assistant Administratif et Finances - Gournay-Sur-Marne H/F - Fonction publique Territoriale

Missions principales : Gérer les missions administratives et financières du Pôle Services Techniques.

Missions :

* Organisation et gestion de l'agenda du directeur de service
* Réalisation et mise en forme de tableaux de bords et de rapports
* Accueil téléphonique et physique de la direction
* Organisation et planification des réunions
* Suivi financier de la direction
* Contrôle de l'application de la réglementation budgétaire et comptable
* Rédactions des arrêtés, suivi Déclaration de projets de Travaux, suivi des droits de voiries, renseignements sur les questions de travaux, etc.
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents.
* Planification et suivi.

Activités :

* Gérer les agendas du directeur, prendre et organiser les rendez-vous.
* Concevoir et gérer des tableaux de bord des activités financières.
* Veiller à l'application optimale de la réglementation budgétaire et comptable en recettes et dépenses.
* Contrôler la gestion et l'engagement des dépenses.
* Contrôler l'exécution comptable des marchés publics et suivi administratifs des contrats.
* Gérer et actualiser une base d'informations.
* Rédiger des documents administratifs.
* Suivre les assurances de la collectivité en lien avec le service marché publics (instruction de tous les sinistres en rapport avec les assureurs, stratégie de déclarations des sinistres).
* Suivi des commissions de sécurités et mise à jour.
* Suivi des courriers entrants et sortants du service
* Suivi des contentieux
* Faciliter le suivi RH : suivi des états d'heures, constitution des dossiers de recrutement puis transmission au service RH
* Saisir et classer les documents d'activité des services.
* Rechercher des informations, notamment réglementaires.

* Notions et principes fondamentaux de la comptabilité générale
* Nomenclatures comptables des collectivités
* Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables
* Techniques de secrétariat
* Progiciels de gestion
* Logiciels de bureautique
* Procédures administratives
* Connaissance de base en marchés publics

* Veiller à l'application optimale de la réglementation budgétaire et comptable en recettes et dépenses
* Contrôler la gestion et l'engagement des dépenses
* Contrôler l'exécution comptable des marchés publics
* Élaborer des documents comptables prévisionnels
* Gérer les phases techniques d'exécution du budget
* Rendre compte auprès de la hiérarchie
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
* Recevoir et orienter les demandes des administrés.
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Connaissance CIRIL finances Appréciée