Assistante de Direction - Commune de la Ciotat H/F - Fonction publique Territoriale

assistant du directeur, vous avez pour mission de l'assister dans la mise en ½uvre des différentes tâches (administratives, financières, technique)

Participation à l'organisation du secrétariat de la DST, du service de la Travaux en Régie (Mme PARSY), du service des Projets Techniques et Affaires Courantes (M. BENQUEY et Mme PIEGTS) et de l'Unité des Risques (M. CRIVELLO), du service Gestion Juridique et Financière (Mme LEDARZ), du service BIR (M. SAHRAOUI), des techniciens Voirie et Vidéo.
* Accueil téléphonique
* Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
* Constituer les dossiers supports aux réunions
* Contribuer à la complétude des dossiers et rapports pour les conseils municipaux via K Delib
* Gestion de l'agenda et des mails des Directeurs et Responsables de Service de la DST
* Prise de rendez-vous
* Contrôler les échéances institutionnelles
* Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.
Rédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire
* Rédaction de rapports
* Rédaction de courrier divers
* Rédaction de comptes rendus de réunion
* Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents
Archivage et documentation
* Archivage des dossiers papiers et numériques
* Constitution d'un plan de classement
Formation aux outils
* Logiciel MAARCH à la demande

Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
* Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
* Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Suivi administratif des projets de la direction
* Organiser, collecter, mettre à jour à la demande de M. BERTHY des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc.
* Apporter une assistance administrative à l'ensemble des directions de la DGA

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Connaissances / savoir-faire
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, SIG, Kdélib)
* Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
* Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
* Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
* Savoir rendre compte
* Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
* Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-être
* Autonome et polyvalent
* Etre rigoureux et organisé
* Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
* Réactivité, adaptabilité, convivialité.
* Disponibilité, discrétion.
* Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP/CAP en assistanat de direction ou gestion. Bac Pro ou équivalent pro.