Technicien en Gestion Administrative en Appui à la Vie Étudiante H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité du responsable de pôle vie de campus, l'agent assure l'accueil, l'orientation et le conseil aux usagers concernant la vie étudiante, et en particulier l'information sur la reconnaissance de l'engagement étudiant au sein de l'établissement, et dans l'accompagnement du montage des dossiers en appui aux étudiants.
Au sein de la direction, l'agent participe à la mise en oeuvre de la politique d'établissement dans le domaine de la vie étudiante, sous la responsabilité de sa hiérarchie en relation avec le VP vie étudiante, le VP étudiant. Il collabore avec l'ensemble des services relevant des thématiques vie de campus (CVEC).
Il se voit confier des dossiers d'administration générale comme les conventions, les préparations, les comptes rendus et suivi d'exécution de différentes commissions. Il effectue un contrôle règlementaire des dossiers dont il a la charge.
Il est partie prenante pour l'organisation des événements de la vie étudiante et des journées portes ouvertes (JPO).

Activités principales

Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'orientation et l'information des étudiants et des interlocuteurs externes
Assurer l'accompagnement de l'engagement étudiant : campagne de reconnaissance de l'engagement, appui au montage de dossier étudiant, organisation des évaluations des dossiers et des commissions, saisie des résultats
Gérer des commissions et instances de travail (21/an) : convocation, liste membres, ordre du jour, documents de travail, étude des dossiers, compte-rendu et préparation des documents pour les délibérations des conseils, lettres d'attribution, tableau de gestion financière, mise à disposition des documents sur internet, réservations des salles et des visioconférences, veille règlementaire, bilans
o REVEE engagement étudiant 2/an

o Bureau Vie étudiante 6/an

o Bureau élus et associations étudiantes 2/an

Être en appui à la préparation des commissions CVEC et au suivi du tableau de bord des votes CVEC (environ 600000€/an). Travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire financière CVEC et les interlocuteurs budgétaires
Alimenter, mettre à jour les tableaux de gestion des données relatives aux activités Vie Étudiante (environ 30 associations étudiantes) et traiter les données afin de répondre aux bilans et enquêtes de l'établissement ou des tutelles
Suivre le recrutement des emplois étudiants en appui aux activités et événements de vie étudiante
Aider à la préparation et l'organisation logistique des animations Vie étudiante, des journées portes ouvertes et des prérentrées en lien avec le service communication et impliquant la coordination de différents services (scolarité, SAOI, SRI...)
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service
Prendre en charge le suivi des demandes d'occupation du domaine universitaire pour les associations étudiantes et les étudiants en projet tuteuré

Connaissances :

Mode de fonctionnement d'un EPSCP
Réglementation relative à la délivrance des diplômes (organisation générale des enseignements, collation des grades et des titres)
Techniques d'élaboration de documents

Compétences opérationnelles :

Enregistrer et classer des documents
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE)
Appliquer des procédures et des règles
Afficher la suite
Compétences comportementales :

Capacité rédactionnelle
Adaptabilité et polyvalence
Aisance relationnelle