Assistant - Assistante de Formation H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Véritable interface auprès des parties prenantes internes ou externes, l'assistant / l'assistante de formation s'assure de la bonne gestion administrative d'un dispositif ou d'un projet dont il ou elle a la charge pendant toute sa durée d'exécution. Il ou elle participe également à la mise en oeuvre de la démarche qualité. Ses missions sont réparties selon 4 composantes principales :

1. La relation avec les parties prenantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs liés aux dispositifs ou projets dont il ou elle à la charge
- Faire le suivi des relations avec les organismes partenaires des dispositifs ou des projets selon les conventions associées
- Participer au besoin aux réunions d'information

2. Le suivi administratif :
- Participer à la réponse administrative des commanditaires et/ou clients
- Préparer les éléments administratifs / contractuels et vérifie la conformité des documents
- Renseigner le système d'information en parallèle des outils des prescripteurs et financeurs (bilans initiaux, intermédiaires, de fin de prestation)
- Effectuer le suivi de l'assiduité des bénéficiaires et remonter les informations auprès des financeurs
- Assurer la mise en forme bureautique avancée des documents et tableaux de bords
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers en suivant la procédure interne

3. Le suivi logistique et financier :
- S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques (gestion des commandes, réservation de salles.)
- S'assurer du suivi des activités en portage du GIP-FCIP (contrôle des heures facturées, traitement des factures recettes, traitement des factures dépenses), faire les relances le cas échéant
- Assurer le suivi extra-comptable en dépenses et recettes et en assurer le reporting auprès des services supports
- Prendre en charge la facturation des actions ou des projets
- Faire le suivi de la rémunération des intervenants et s'assurer de la conformité des pièces et de la complétude du dossier

Capacités requises :
- Rigueur et anticipation
- Capacités rédactionnelles (règles d'orthographe et de typographie française)
- S'adapter à des tâches diverses
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Déceler urgences et priorités
- Travailler en mode projet
- Aptitudes à la communication interprofessionnelle et adaptation envers tous publics
- Assurer une relation de qualité dans le respect de la Charte Marianne et du label EDUFORM

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Connaissances particulières requises :
- Connaissances des fonctions avancées des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données, et de présentation
- Connaissances des outils numériques métiers
- Connaissances générales en gestion administrative
- Connaissances du système éducatif français et plus particulièrement de la formation professionnelle