Agent d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon H/F - Fonction publique Territoriale
- Lyon - 69
- CDD
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La Direction des Cimetières recrute dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 4 mois pour le pôle concession.
La Direction des Cimetières de la Ville de Lyon, rattachée à la Délégation Générale Santé Prévention Sécurité, est composée de 3 services et 67 agents.
Le pôle concessions fait partie du service administratif funéraire, et est chargé de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, en lien avec les directions opérationnelles de la Ville.
Sous l'autorité du chef de service administratif funéraire et du responsable du pole concession, vous assurez la gestion administrative liée au renouvellement et au suivi des concessions funéraires, en collaboration avec les autres agents de gestion administrative du service.
Activités :
Accueil des usagers :
- Identifier la demande de l'usager, l'orienter et l'accompagner dans ses démarches
- Dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- Adapter son vocabulaire, pour permettre à l'usager de comprendre les dispositions légales applicables à sa situation
Gestion des Concessions - Instruction des dossiers et application des procédures :
- Instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions
- Réaliser des recherches généalogiques
- Mettre à jour les dossiers de concession
- Veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire
- Assurer l'envoi des avis d'échéances des concessions
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser des courriers libres en adaptant le contenu à la question de l'usager
Participation à des réunions, à des groupes de travail :
- Participer à des réunions et réaliser des comptes rendus
- Adapter ces informations à son mode de travail
Suivi d'activité :
- Tenir à jour des documents de suivi d'activité, des tableaux de bord
- Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
- Rendre compte à la hiérarchie
Tri, classement et archivage de documents
Activités spécifiques : Fonction « d'agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d'encaissements)
Le profil recherché
Connaissances :
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil...)
- Logiciels bureautiques (Excel et Word) et aisance sur des progiciels métiers
Savoir-faire :
- Techniques d'expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active
Qualités :
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Rigueur et méthode
- Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Qualités relationnelles