Adjoint Administratif - Adjointe Administrative H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.La Direction de l'Orientation et de l'insertion professionnelle a pour missions la mise en oeuvre d'une politique d'orientation de différents publics (lycéens, étudiants, publics en reprise d'études...) et de préparation de l'insertion professionnelle des publics inscrits à l'université Grenoble Alpes, en lien avec l'ensemble des composantes de l'université, des partenaires externes (lycées, entreprises, diplômés...).

La DOIP est composée de 4 services :
- Liaison lycée Université (LLU)
- Orientation des étudiants
- Stage et insertion professionnelle
- Publication Information Communication (PIC)

Missions principales :

Sous l'autorité de la cheffe du service, l'équipe est composée de six agents : 3 chargées de projets, une ingénieure pédagogique, une assistante en appui administratif et événementiel, un adjoint administratif en appui logistique aux activités. Vous aurez pour mission de proposer un appui logistique aux événements organisés par la DOIP et notamment le service Liaison Lycée Université pour l'UGA.

Activités principales :

- Assurer la logistique de l'ensemble des événements (préparation, acheminement, rangement du matériel / de la documentation ; montage et démontage du stand, gestion du stock et de son approvisionnement).

- Accompagner les étudiants ambassadeurs aux interventions réalisées dans les lycées par le service hors de l'agglomération grenobloise (préparation de la documentation en amont, installation du stand, rangement du matériel et du stand le jour J et au -retour de l'intervention).

- Accueillir et informer le public lors des événements ou actions.

- Assurer des tâches de bureautique : réalisation de la signalétique des événements et son affichage (diagnostic des modalités/pratiques d'affichage au sein des composantes), de plannings des permanences des événements, de badges, d'envois postaux d'information et de communication, d'appui à la saisie de bases de données.

- Participer aux activités et aux réunions du pôle des assistantes de la Direction.

Restriction ou contraintes liées au poste :

Participation ponctuelle à des événements organisés en soirée ou le samedi
Titulaire d'un permis B
Port de charges

Experience : Débutant accepté

Compétences : Respecter son environnement de travail, Respecter les collègues en interne, en externe, Savoir planifier et respecter des délais, Savoir s'exprimer avec rigueur et communiquer, Maîtrise les outils bureautiques (Word/Excel), Etre polyvalent, travailler en autonomie en équipe, Etre fiable, réactive, capacité d'adaptation, Maîtriser la langue française, Connaître l'environnement universitaire, Faire preuve de qualité d'écoute et d'accueil

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.