Assistant de Gestion Admnistrative TP H/F - Vincent Desvignes Ingenierie - V.D.I

Notre bureau d'études spécialisé dans le domaine de l'hydraulique, du génie civil et des infrastructures recherche son assistant(e) pour réaliser les tâches suivantes :
- Secrétariat : gestion du courrier et des courriels entrants & sortants, accueil téléphonique, commandes fournitures, archivage
- Appui à la gestion de l'entreprise : fournisseurs, tenue des tableaux de bords logistiques (véhicules, téléphonie, informatique), suivi de nos contrats (marchés publics) et facturation associée, suivi des encaissements & Relances
- Gestion courante : établissement des notes de frais, appui à la production
- Appui à l'action commerciale : montage de réponses aux appels d'offres

Ce poste est en relation étroite avec l'équipe de direction. Il est sédentaire.

CDI, Temps partiel proposé (mi-temps), idéalement 3h30 par jour du lundi au vendredi (négociable).

Compétences & qualités attendues : sens de l'organisation / disponibilité / aptitudes informatiques et rédactionnelles / maîtrise du Pack Office (Word et Excel) / Notions sur Chorus Pro appréciées.

Expérience de 3 à 5 ans mimimum souhaitée dans un poste de gestion administrative

Experience : 36 Mois

Compétences : Classement, archivage, Gestion de projet, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Procédures administratives, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes), Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Définir les plannings et congés de ses équipes, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser la gestion administrative des contrats, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.