Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Assurer le secrétariat de la direction de la DDT et contribuer à la qualité des missions de la direction interministérielle (composée de 5 services). Le secrétariat de direction est partagé entre 2 agents et assure également l'assistance du service prospective, évaluation, modernisation.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
- Assurer l'assistance support du directeur, du directeur adjoint, de l'adjoint au directeur et du service
prospective, évaluation, modernisation;
- Assurer le secrétariat du comité de direction (organisation, compte rendu...), des CSA et de leur formation spécialisée;
- Gérer les courriers réservés de la direction et de la préfecture, en assurant le suivi dans MAARCH ;
- Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs, faciliter les liaisons en interne et vers l'externe ;
- Tenir les agendas de la direction en organisant les rendez-vous ;
- Organiser les réunions et préparer les dossiers des directeurs;
- Suivre les commandes du corps préfectoral en relançant les services ;
- Préparer les déplacements des directeurs en renseignant Chorus DT ;
- Suivre les congés des directeurs et des chefs de service.
- Suivre les visas préfectoraux, les enregistrements et publications au RAA ;
- Répartir le courrier entre services ;
- Assurer le suivi de la boîte mail institutionnelle ;
- Apporter un appui au conseiller de prévention.

- Missions télétravaillables au maximum une journée par semaine uniquement en jour flottant et sur validation de la direction au cas par cas
- Un bureau partagé;
- Matériel informatique (ordinateur, imprimante) ;

CHAMP RELATIONNEL :
Rattachement hiérarchique aux directeur, directeur adjoint et adjoint aux directeurs

SAVOIRS :
- Connaissance du contexte institutionnel et des acteurs départementaux, régionaux et nationaux ;
- Utilisation de logiciels spécifiques : Chorus DT et MAARCH ;
- Aptitude au travail en réseau avec les secrétariats des services, la préfecture et les partenaires de la DDT;

SAVOIR-FAIRE :
- Organisation et rigueur ;
- Discrétion et réserve ;
- Travail en équipe, disponibilité ;
- Sens des relations humaines pour l'accueil des visiteurs ;
- Discernement et prise d'initiative.