Assistant Chargé de Projet Évènementiel - Clichy-La-Garenne H/F - Fonction publique Territoriale

* Sous la responsabilité de la Directrice de la Communication et de l'Evénementiel et rattaché au Directeur adjoint de l'Evénementiel, l'assistant chargé de projet assiste le Chargé de projet événementiel & communication dans la bonne mise en ½uvre des projets événementiels.
* Il assurera la coordination entre les différents interlocuteurs des projets. Il sera ainsi amené à collaborer avec tous les services de la Mairie ainsi qu'avec des prestataires.
* Il assurera le suivi budgétaire et pourra être amené à mener des négociations avec les prestataires pour pouvoir rentrer dans ledit budget.

* EVENEMENTIEL :
? Gérer la liste des invités (centralisation des coordonnées, envoi des invitations, relances, mise à jour de la liste des présences),
? Etablir et respecter le calendrier/rétro-planning défini,
? Prendre connaissance du budget alloué et le respecter,
? Identifier et négocier avec les prestataires,
? Organiser l'accueil des convives,
? S'assurer du bon déroulement de l'événement et apporter des solutions pro-actives le cas échéant,
? Clôturer l'événement en veillant à ce que les lieux soient remis en état par exemple,
? Réaliser des bilans.
? Exemples de projets :
? Remise des médailles aux agents municipaux, remise des médailles du privé
? Accueil des nouveaux Clichois, accueil des nouveaux agents
? Cérémonies diverses : des naturalisés, jumelage...
? Vernissage à l'Hôtel de Ville
? Gestion des goodies sur événements externes.
? etc.

2. Gestion administrative transversale. Le chargé de projet aura également un volet administratif à gérer :
? Calendrier des événements : mise à jour du suivi de l'activité de l'équipe dans le calendrier équipe et le calendrier ville, relance des Directions internes pour préciser les briefs.
? Fichier de contacts : mise à jour du fichier des prestataires, des contacts (lors des invitations).

* COMMUNICATION :
Dans le cadre du développement des projets, l'assistant chef de projet épaulera le chef de projet dans le suivi des actions de communication conçues en collaboration avec le service Communication : invitations, affiches, signalétiques, etc.
Il pourra ponctuellement être sollicité pour prendre des mesures sur le terrain.

L'assistant chargé de projet doit :
? Pouvoir justifier de la participation à l'organisation de projets impliquant divers interlocuteurs, avoir eu une première expérience en événementiel est un plus,
? Avoir déjà fait de la gestion budgétaire,
? Maitriser les outils informatiques comme le Pack Office,
? Connaitre si possible le fonctionnement d'une Mairie.

L'assistant chargé de projet doit être :
? Rigoureux et organisé
? Polyvalent. Il doit pouvoir savoir gérer plusieurs projets simultanément
? Fiable et ponctuel
? Curieux et pro-actif. Il doit être force de proposition et pourvoyeur de solutions.
? A l'écoute et bon communiquant.
? Avoir l'esprit d'équipe

Particularité du poste :
Nécessite d'être disponible en soirée, week-ends et jours fériés selon les événements.