Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Est - Service Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Saint Benoît).
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.

· Gérer et suivre les dossiers de son domaine d'intervention :
- Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Éditer les courriers de convocation
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
- Gérer les files actives
· Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
· Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
- Mettre à jour les documents administratifs
· Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
· Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS (convocation, retours courriers, accusés de réception)
· Gérer et suivre les différentes demandes sur le logiciel métier :
- Gérer les convocations des usagers sur GRSA
- Assurer le suivi des échanges courriers sur GRSA
· Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
· Orienter et renseigner le public :
- Renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
· Gérer les stocks et demandes de fournitures
· Classer et/ou archiver les dossiers du service
· Suivre l'agenda du Responsable de service et CT (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
· Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue :
- Assurer la continuité de service lors des absences et congés annuels des secrétaires et agents d'accueil

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS, NUXEO, Pack Office)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité d'adaptation professionnelle
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe