Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Assister les deux directeurs et les responsables de fonctions transverses dans l'organisation quotidiennedu travail et contribuer au bon déroulement des activités en assurant des fonctions d''assistance administrative et technique.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel
Gérer les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de la direction
Assurer le suivi des courriers et couriels, gestion des parapheurs
Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
Apporter un appui à la communication interne : publication de documents, informations sur intranet DDPP
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
Missions spécifiques en appui sur les volets assurance qualité et conseiller de prévention :
- Actualisation des différents documents (organigrammes, listes de diffusions...)
- Assurer le suivi de la mise en oeuvre des différentes actions (suite audit, décisions prises en CSA ou FS)
Missions spécifiques pour le secrétariat du contentieux pénal :
- Enregistrement SORA des courriers arrivée et départ,
- Ouverture des dossiers SORA contentieux et préparation matérielle des dossiers contentieux : copie, scan, mise sous pli courriers/dossiers
- États préparatoires au bilan annuel contentieux
- Archivage annuel dossiers contentieux
Gestion transaction :
- Gestion SORA des différentes étapes de la proposition de transaction
- Rédaction de la proposition transaction à adresser aux mis en cause
- Suivi de l'exécution des transactions et coordination avec le trésor public

CHAMP RELATIONNEL :
Autres directions départementales interministérielles et directions régionales, préfecture, DDFIP, greffes, chambres consulaires, chefs de service et agents de la DDPP, chambres consulaires, mairies...

SAVOIRS :
Bureautique et outils collaboratifs
Applications informatiques métier
Classement, archivage
Techniques de secrétariat
Environnement administratif, institutionnel et politique

SAVOIR-FAIRE :
Sens de l'organisation
Réactivité
Faire preuve de discrétion
Sens des relations humaines
Mettre en forme un document
Archiver
Diffuser une information, une publication
Organiser une réunion
Prioriser
Rédiger un acte juridique