Assistante de Direction - Office Manager H/F - Pôle Emploi

Poste : Assistante de Direction / Office Manager
Localisation : Limeil-Brévannes
Contrat : CDI - Temps plein
Rattachement hiérarchique : Direction Générale / Direction Administrative et Financière

Contexte
Calyxia est une GreenTech industrielle en pleine croissance, engagée dans la lutte contre les microplastiques grâce à ses microcapsules biodégradables innovantes. Dans le cadre de sa structuration, l'entreprise renforce ses fonctions supports. L'assistante de direction / office manager aura un rôle transversal clé, entre soutien de la direction, coordination de la vie de bureau, et veille au bien-être des équipes.

Missions principales
1. Assistanat de Direction
Gestion d'agenda, organisation de réunions, déplacements et notes de frais
Préparation de documents et supports (comptes rendus, rapports, courriers)
Coordination de projets transverses avec les membres du CODIR

2. Office Management
Gestion quotidienne des locaux (fournitures, prestataires, maintenance.)
Supervision du bon état général des espaces (Flex office, salle de pause.)
Accueil physique et téléphonique
Réception et dispatch du courrier et colis

3. Support RH et administratif
Contribution à l'onboarding et offboarding des salariés
Suivi des visites médicales et transmission des pièces aux équipes RH et comptables
Participation à la préparation de contrats de prestation ou documents RH

4. Gestion documentaire & suivi comptable
Classement, archivage (numérique et papier)
Préparation des éléments pour la comptabilité (factures, justificatifs)
Saisie et suivi des bons de commande et factures clients
Suivi des paiements et gestion de certaines tâches douanières

5. Happiness Management et vie d'équipe
Organisation des événements internes (déjeuners d'équipe, pots de départ, afterworks.)
Aide à l'organisation des séminaires ou team-buildings
Veille au bien-être des collaborateurs au quotidien

Profil recherché
Formation Bac +2/3
Expérience confirmée (minimum 3-5 ans) dans un poste similaire
Excellente organisation, rigueur, sens des priorités
Autonomie, sens de l'initiative, posture de service
Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Discrétion, loyauté, confidentialité
Aisance avec les outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace)
Maîtrise de l'anglais (écrit et oral - un plus)

Ce que nous offrons
Un poste transversal et stratégique dans une entreprise à impact
Une équipe engagée, bienveillante et collaborative
Un environnement dynamique en pleine structuration
Des événements d'équipe réguliers
Rémunération selon profil, convention collective des industries chimiques

Experience : 4 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.