Secrétaire Pass H/F - Centre Hospitalier de Poitiers

SECRÉTAIRE H/F
COORDINATION RÉGIONALE DES PASS
DE NOUVELLE-AQUITAINE
CDI
TEMPS PARTIEL
DES QUE POSSIBLE

I. Présentation générale du CHU

Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé - Missions générales
La coordination des PASS au niveau régional se fait par l'intermédiaire de deux coordinatrices rattachées aux CHU de POITIERS et BORDEAUX.
En Nouvelle-Aquitaine, une secrétaire assiste les coordinatrices afin de coordonner la cinquantaine de PASS de la région.

L'agent a pour missions :

Traitement et orientation des appels téléphoniques et courriels
- Accueil téléphonique de la coordination régionale
- Organisation de l'agenda (prise de rendez-vous, visites de structures, etc.)
- Veille sur la boîte mail / Classements des informations importantes / reporting

Soutien sur l'organisation des déplacements et des événements ou rencontres
- Ordre de mission, réservations de billets de train, hôtels, véhicule, feuilles de route/déplacements, remboursement des frais de missions...
- Implication dans l'organisation de différentes manifestations : flyers, programmes, invitations, gestions des inscriptions, feuille d'émargement, attestations de présence, accueil physique des participants, réservation de la salle, du buffet éventuel, soutien informatique pour diffusion des supports visuels des intervenants, gestion des notes de frais, synthèse des questionnaires de satisfaction...

Mise à jour des bases de données de la coordination régionale
- Mailing / cartographie
- Documents types
- Autres documents de travail...

Extraction des données PIRAMIG pour toutes les PASS de la région et réalisation de bilans
- Extraction des données de la plateforme PIRAMIG, avec exportation des items les plus pertinents dans une base Excel, création de graphiques
- Contribution à la rédaction d'un rapport d'activité régional et des 12 rapports départementaux avec synthèse des données, argumentation et conclusion / observation selon modèle établi en lien avec les coordinatrices PASS

Administration du site internet coordination régionale de Nouvelle Aquitaine
- Mise en ligne de contenu (ajout / suppression et modification)
- Analyse de la fréquentation du site mensuellement

Réalisation des documents de synthèses en collaboration avec les coordinatrices régionales
- Rapport d'activité annuel coordination régionale des PASS
- PowerPoint de présentation

Création de document, d'outils pratiques pour les équipes PASS
- Modèle de plaquette de présentation
- Newsletter
- Carte de voeux
- Annuaire des professionnels travaillant en PASS

Possible participation physique à des rencontres

Prise de note et rédaction du compte-rendu
- Nature du contrat et des conditions de recrutement
- CDI à temps partiel 50% (17,5h) dès que possible
- La rémunération est fixée sur un grade d'Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 1095€ brut - 880€ net

III. Profil recherché - Diplôme et formation requis
Formation en secrétariat avec une expérience significative dans le domaine.

IV. Renseignements complémentaires

La PASS du CHU de POITIERS est composée et organisée de la façon suivante :
11 ETP / 18 personnes / 3 sites (Poitiers / Châtellerault / Loudun).
L'activité se déroule en intra-hospitalier, en délocalisé et en mobilité.

La secrétaire pallie aux absences de la secrétaire titulaire de la PASS de POITIERS.
Elle a pour missions (pendant les congés et absence de la secrétaire titulaire) :
Accueil des patients Création de dossiers patients (vérification des données, saisie, numérisation de documents...)
- Traitement et orientation des appels téléphoniques et courriels
- Accueil téléphonique

Organisation de l'agenda (prise de rendez-vous pour les différents professionnels de l'équipe)
- Participation aux réunions de service

? CONDITIONS PARTICULIERES DE L'EXERCICE DU METIER :
Pendant les congés de la secrétaire titulaire de la PASS de POITIERS, le mi-temps sera entièrement dédié à son remplacement (dates connues pour cet été : du 21/07/25 au 1/08/2025 + du 18/08/2025 au 29/08/2025). Ce remplacement se fait sur le site du Relais Charbonnier.

Le reste du temps l'activité se déroulera sur le site du CHU (Villa santé)

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame LE BIHAN, cadre référente des PASS du CHU de Poitiers par téléphone au **.**.**.**.**

Déposez dès maintenant votre candidature, CV et lettre de motivation, sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 13 juillet 2025.

Ref : C110O91385