Assistant - Assistante de Direction H/F - Groupe Esra

Lauréat de l'appel à projet France 2030 « La grande fabrique de l'image », le Groupe ESRA recrute son assistant de direction (H/F) pour assister notre Président.

Rattachée directement au Président du Groupe ESRA, vos missions principales :
1. Assistanat exécutif :
Gérer l'agenda complexe et mouvant du Président (rendez-vous internes/externes, déplacements, événements).
Organiser les réunions, déplacements professionnels, séminaires, événements institutionnels.
Filtrer les appels et courriels, assurer une gestion proactive des priorités.
Préparer les dossiers, comptes rendus et documents confidentiels.
2. Gestion des visiteurs et appels côté direction :
Accueillir et orienter les visiteurs.
Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants, en filtrant et redirigeant les appels de manière professionnelle.
Maintenir un registre des visites et garantir un accueil chaleureux et professionnel.
3. Suivi et relance des dossiers en cours :
Assurer le suivi rigoureux des dossiers et projets en cours confiés par le Président.
Relancer les interlocuteurs internes et externes afin de faire avancer les sujets dans les délais impartis.
Mettre à jour régulièrement les tableaux de bord et informer le Président de l'état d'avancement.
4. Interface stratégique :
Faire le lien entre le Président et les différentes directions (pédagogique, administrative, RH, communication, etc.).
Suivre l'avancement des dossiers prioritaires.
5. Communication interne & externe :
Rédiger des communications officielles (courriers, e-mails, etc.).
Gérer les relations avec des partenaires institutionnels, culturels ou audiovisuels.
6.Organiser les réunions :
Gestion du planning des réunions : Élaborer et maintenir à jour un calendrier de réunions, en tenant compte des disponibilités et impératifs des différents services.
Préparation des ordres du jour : Rédiger les ordres du jour ou solliciter les services concernés pour recueillir les points à inscrire, en assurant leur transmission en amont de la réunion.
Coordination interservices : Organiser les réunions en tenant compte des contraintes spécifiques à chaque service (périodes de forte activité, échéances, etc.)
Compétences requises :
Savoirs :
Très bonne maîtrise du français (orthographe, syntaxe irréprochables).
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace).
Bon niveau d'anglais (écrit et oral).
Savoir-faire :
Excellente organisation, gestion des priorités, sens de l'anticipation.
Discrétion absolue et sens de la confidentialité.
Qualités rédactionnelles.
Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes.
Sens de l'accueil et bonne communication téléphonique.
Rigueur dans le suivi et la relance des dossiers.

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.