Secrétaire de Département de Formation H/F - Iut de Bordeaux

L'IUT de Bordeaux, composante de l'université de Bordeaux, est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l'un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
Carrefour entre étudiants et employeurs, l'IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Ces liens tissés depuis plus de 50 ans sont un gage de qualité des diplômes délivrés dans les 16 départements de formation de l'IUT.

Le département Génie Électrique Informatique Industrielle (GEII) de l'IUT de Bordeaux se trouve sur le site de Gradignan. Il est composé d'environ 300 étudiants formés par une équipe de 30 enseignants et 8 personnels techniques permanents. Le département GEII prépare au diplôme de BUT sur 3 ans. https://www.iut.u-bordeaux.fr/geii/
Vous évoluerez au sein du département GEII de l'IUT de Bordeaux sous la direction du chef de département et en collaboration avec les responsables pédagogiques. Intégré/e au secrétariat pédagogique du département vous travaillerez avec une assistante pédagogique expérimentée.

Vous aurez des activités en gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, personnel de l'IUT) et externes (livreurs, vacataires, personnalités extérieures.)
- Assurer des missions de secrétariat : courriels, courriers, demandes de reprographie...
- Rédiger, mettre à jour et mettre en forme divers documents (courriers, attestations, feuilles d'émargement, tableaux de bord.)
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriels, affichage, mise à jour du calendrier du département.)
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

Vous assisterez dans les activités pédagogiques du secrétariat du département, en cela vous aurez en charge :
- D'interagir avec les responsables de formation pour mener des opérations courantes dans le cadre de l'organisation de ces formations
- De participer à des actions simples liées à l'organisation administrative de la pédagogie (aide à l'organisation de réunions, des examens initiaux et de substitution, de la gestion des enseignants.)
- D'assurer le suivi de l'assiduité des étudiants en formation initiale et continue sur les logiciels métiers dédiés
- D'effectuer des réservations de salles et des modifications d'emploi du temps
- D'effectuer le suivi administratif des stages étudiants effectués en France
Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la réglementation imposée dans votre domaine d'activité et à utiliser les logiciels spécifiques à l'organisation des enseignements. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel. Vous serez amené-e à promouvoir les activités pédagogiques et les réussites des étudiants via les réseaux sociaux.

Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports
- Culture internet et utilisation des réseaux sociaux
- Maîtrise des outils bureautiques
- Retranscription des informations orales à l'écrit
- Enregistrement et classement des documents

Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.

Plus d'informations :
Basé à Gradignan, accès tram B (arrêt « Montaigne-Montesquieu »), bus liane 31

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Environnement administratif, institutionnel et politique, Techniques de secrétariat, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Contrôler la conformité des données, Corriger et mettre en forme un document, Mettre à jour un dossier, une base de données, Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.