Gestionnaire Administratif - Formation Continue H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :
- Assurer le suivi administratif des activités du service en renfort et appui.
- Assurer le suivi des actions de formation, leur habilitation, en appui.
- Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes, mettre à jour le site internet.
- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations.

Gestion « scolarité » des stagiaires :
- Saisie des inscriptions et enregistrements des droits universitaires (Apogée)
- Édition et envoi des certificats de scolarité.

Gestion et organisation des sessions d'examen :
- Convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée de l'anonymat et réalisation des procès-verbaux.
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
- Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement.
- Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé.
- Recensement et envoi des compositions de jury d'examen des DU et DIU pour signature à la présidence aj15 décembre au plus tard.
- Recensement des modalités de contrôle des connaissances des DU et DIU.

Gestion « formation continue » des stagiaires :
- Enregistrement des frais de formation sur logiciel.
- Édition et envoi de l'attestation de paiement.

Gestion administrative du département :
- Mise à jour des ressources documentaires de chaque année universitaire.
- Co-gestion de la campagne de renouvellement des tarifs.
- Mise à jour du dossier d'inscription et des documents annexes. (Fiche tarif et contact, contrat de formation, attestation de prise en charge)
- Édition et envoi des dossiers d'inscription aux secrétariats pédagogiques.
- Édition des recettes par formation, pointage des contrats/conventions et factures.
- Co-coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations.
- Mise à jour du tableau des formations.

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur.
- Notions « de base » de la réglementation de la formation continue du secteur santé.

Savoir-faire :
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d'information.
- S'exprimer de façon claire et concise.
- Qualité d'expression écrite et orale.
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Rédiger des documents simples d'information et de communication.
- Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l'information à donner.
- Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et les logiciels de mise en forme.

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Savoir-être :
- Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public
- Rigueur et polyvalence
- Capacité d'adaptation et de travail en équipe
- Capacité de travailler en autonomie
- Être vecteur d'initiatives dans le cadre de ses attributions