Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative et Commerciale H/F - Remaks

Entreprise spécialisé dans la commercialisation de maison individuelle auprès des professionnels de la construction, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e).

Vous devrez :
- Développer et fidéliser le portefeuille clients;
- Assurer les délais pour assurer le traitement de chaque vente et commande, de la facture jusqu'à la livraison;
- Répondre à toutes les demandes internes et externes liées aux documents en cours;
- Prendre rendez-vous et gérer les plans de vente;
- Participer aux réunions préparatoires dex opérations de vente;
- Mettre à jour la base de données clients;
- Mettre à jour le tableau des ventes statistiques;
- Transmettre les offres commerciales aux clients;
- Gestion des dossiers des salariés;
- Suivi des contrats de travail;
- Vérification et transmission des éléments de paie au cabinet comptable.

Vous devrez également participer au suivi comptable des relations clients :

Création des dossiers :
- Créer les chantiers dans le logiciel devis/facture de l'entreprise
- Créer le devis de base
- Clôturer les chantiers

Devis :
- Créer les clients sous le logiciel devis/facture de l'entreprise
- Créer le devis : vérifier les montants, les comptes de vente
- Enregistrer les acomptes

Facturation :
- Emettre la facture : transférer la commande client en facture dans le logiciel devis/facture de l'entreprise
- Transmettre la facture au client
- Imprimer la facture pour le classeur des ventes
- Effectuer les relances clients : téléphonique et courrier
- Réaliser les situations de travaux : tableau Excel et/ou le logiciel devis/facture de l'entreprise
- Effectuer les demandes de cautions bancaires et effectuer les demandes de main levées
- Envoyer les situations aux clients

Suivi administratif :
- Mettre à jour et envoyer les documents administratifs aux clients
- Archivage des dossiers
- Suivi des dossiers Qualibat

Comptabilité :
- Enregistrement des règlements
- Pointage des comptes clients
- Etablissement de tableaux de bord

Votre profil :
- Vous justifiez d'un Bac +2 et avez au moins 3 à 5 ans d'expérience sur un poste à la fois administratif et commercial
- Vous avez des notions d'espagnol (écrit/oral).
- Vous maitrisez IMPERATIVEMENT les outils bureautiques (Word,Excel, etc)
- Vous savez être force de conviction et vous ne craignez pas les défis
- Vous êtes orienté satisfaction client, faites preuve de rigueur et disposez d'une capacité d'analyse.
- Vous êtes surtout dynamique, proactif et réactif.

Poste à pouvoir immédiatement.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Techniques de gestion administrative, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires, Assurer le suivi post-vente, Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Développer et fidéliser la relation client, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations), Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur, Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux, Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs, Participer à l'élaboration d'un devis technique, Planifier et organiser des réunions commerciales, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, Répondre à un appel d'offre, Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) non spécialisé

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.