Secrétaire Responsable Budget Paie et RH dans la Fph H/F - Ehpad Amicie

EHPAD de 87 lits dont 2 lits d'Hébergement Temporaire situé à 20 mn du Mans. L'établissement dispose d'un PASA de 14 places.Vous réalisez, assurez le suivi et le contrôle de la procédure budgétaire et les impacts financiers qui en découlent, en collaboration étroite par la directrice dans un contexte pluriannuel. Vous assurez une vigilance pour alerter si nécessaire. Vous garantissez la qualité du processus comptable.
Vous gérez administrativement le personnel. Vous connaissez les postes de travail et les agents qui y sont affectés. Vous réalisez les plannings des services généraux. Vous assurez la responsabilité du service administratif. Vous réalisez l'ensemble du processus pour la production des bulletins de salaire.
Dans une équipe réduite, vous organiser pour la directrice le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Vous organisez la gestion logistique.
Activités principales :
- Établissement et suivi de l'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses et de l'Etat Réalisé des Recettes et des Dépenses en lien avec la directrice
- Maîtrise de la M22
- Maîtrise de le réglementation et des règles en matière de paie
- Suivi des dossiers RH de l'établissement (carrière, gestion du temps, absence, recrutement)
- Suivi et réalisation des opérations relatives aux investissements (facturation, amortissements)
- Suivi budgétaire des dépenses de gestion des RH et de l'ensemble des comptes
- Comptabilité : mandatements et titres
- Exploitation de tableaux de bord spécifiques au domaine d'activité
- Production et exploitation de statistiques relevant de son domaine d'activité
- Gestion et traitement de la paie du personnel et prime de service
- Elaboration des plannings mensuels pour les services généraux, gestion du temps de travail et des absences. Suivi des plannings soins en relai de l'IDE faisant fonction de cadre
- Suivi de la procédure d'accueil des nouveaux professionnels
- Traitement des courriers, dossiers, documents
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Organisation de réunions, commissions spécialisées
- Veille spécifique à son domaine d'activité
- Participation aux réunions touchant à son domaine d'activité et aux réunions Inter Service
Compétences techniques :
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel et alerter la directrice
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats budgétaires relatifs aux activités de son domaine
- Réaliser une paie complète
- Maitriser la comptabilité budgétaire de la Fonction Publique Hospitalière
- Accueillir le personnel et les usagers dans le respect des procédures
- Répondre au téléphone et savoir transmettre au bon service
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Utiliser les logiciels : comptabilité, planning, portail Hélios, SIB
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016, EHPAD Résidence Amicie en sa qualité de Responsable de traitement recueille les informations ci-dessus pour les besoins liés au processus de recrutement et donc dans le cadre de la mise en oeuvre des mesures précontractuelles.
L'EHPAD Résidence Amicie souhaite également constituer un vivier de CV intéressants, une CVthèque, afin de vous recontacter pour un autre poste, ce qui nécessite votre consentement.
En cochant cette case, vous consentez à ce que votre CV soit conservé dans la CVthèque de l'EHPAD Résidence Amicie.
Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : Service RH.
Les données sont conservées pendant tout le processus de recrutement, et pourront servir dans le cadre de l'embauche.
Si vous y avez consenti, votre CV sera conservé pour une période de deux ans.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Coordonner l'activité d'une équipe, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser des opérations comptables, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.