Assistant Administratif Conseils et Assemblées H/F - Communauté d'Agglomération La Rochelle

La Direction de la Vie institutionnelle pilote les instances décisionnelles pour la Ville et la Communauté d'Agglomération de La Rochelle. Au sein d'une équipe de 7 personnes, nous recherchons un nouveau collègue pour participer au bon déroulement des assemblées municipales et communautaires.

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable des instances, vous serez chargé de préparer et suivre les réunions de la Municipalité et de la Conférence des Maires. Vous assisterez les gestionnaires des instances pour les formalités postérieures aux instances Ville et CDA.

Activités :
- Préparer et suivre les instances (Municipalité et Conférence des Maires)
- Mettre en forme des dossiers dans le respect des procédures et décisions administratives
- Assurer la correspondance intranet TANDEM (mise en ligne des ordres du jour, comptes-rendus, etc.) des instances municipales et communautaires
- Saisir et rédiger des documents avec des outils bureautiques
- Assurer les formalités postérieures aux instances (Conseil municipal, Conseil communautaire, Bureau communautaire, Municipalité et Conférence des Maires) : télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité (délibérations, arrêtés, décisions après contrôle), gestion de la publication et de l'affichage des actes réglementaires des actes administratifs liés aux instances
- Effectuer le suivi des désignations
- Assurer le suivi administratif des adhésions
- Assister aux réunions de la Municipalité et de la Conférence des Maires
- Etablir les registres des délibérations et des arrêtés

- Titulaire d'un diplôme de niveau 3 à 4 et/ou expérience professionnelle équivalente
- Titulaire du permis B
- Maîtriser les techniques et outils de communication institutionnelle
- Connaître le fonctionnement de la Ville et de la CDA ainsi que de leurs instances
- Maîtriser les outils bureautiques et/ou des technologies de l'informatique
- Maîtriser les techniques rédactionnelles (orthographe, grammaire, syntaxe) et savoir respecter les échéances
- Connaître les techniques de classement et d'archivage
- Savoir prendre des notes, retranscrire et rédiger
- Savoir prioriser
- Savoir travailler en équipe et en collaboration
- Etre organisé, discret et disponible
- Avoir le sens des responsabilités

Conditions d'exercice :
- Contraintes horaires en fonction des nécessités de service - Présence aux réunions après 18 h
- Respect des délais impératif
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité