Assistant - Assistante de Direction H/F - Conseil Architecture Urbanisme Environne

Placé/e sous la responsabilité légale de la présidente du CAUE 34 et sous l'autorité hiérarchique
de la directrice, l'assistant(e) de direction du CAUE34 épaulera la directrice dans toutes les
tâches liées à la gestion administrative, associative, comptable et sociale. Il/elle organisera et
coordonnera les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au
fonctionnement comptable et RH de l'association et contribuera à la gestion quotidienne de
l'association.
Dans le cadre de ses fonctions, l'intéressé(e) sera en contact avec l'équipe et les bénéficiaires
des services du CAUE ainsi que les institutionnels ; cela sous-entend qu'il ou elle pourra
représenter la structure en conformité avec l'esprit de conseil du CAUE.

Administration de l'association
- Aide / veilles réglementaires et statutaires des instances de la gouvernance CA et AG
- Collaboration et assistance aux Conseils d'Administration, aux Assemblées Générales et
autres réunions éventuelles
- Élaboration et suivi des contrats de location (matériel, véhicules.)
- Participation aux démarches à engager au sein de l'association relevant du changement de
convention collective, de l'évolution du règlement d'établissement et des conditions
d'emploi
- En appui de la certification QUALIOPI en cours et suivi administratif des formations à venir
- Assurer l'accueil lors des absences du secrétariat.

Comptabilité
Recrutement CAUE34 - assistant/e de direction - Juin 2025 2
- Gestion de la comptabilité générale, auxiliaire et analytique (vérifier les pièces comptables,
facturations, règlements, suivis trésorerie, enregistrements comptables en recettes et en
dépenses, rapprochements bancaires, notes de frais)
- Gestion des relations avec les prestataires extérieurs administratifs et financiers (Agent
comptable, Commissaire aux comptes, Cabinet social)
- Gestion des commandes de la structure (recherche fournisseurs, analyses des offres,
suivi.)
- Préparation des pièces comptables et transmissions périodiques à l'agent comptable
- Préparation de la clôture des comptes en relation directe avec l'agent comptable, le
commissaire aux comptes et la direction et établissement des rapports et annexes à
présenter au CA et AG
- Préparation des orientations budgétaires et suivi de son exécution
- Analyse et ajustement de la réglementation budgétaire
- Gestion comptable des adhésions
- Réaliser et suivre les demandes de subvention

Trésorerie
Prise de l'attache de la Direction et/ou du Président pour valider les engagements
financiers et toutes décisions susceptibles d'affecter le fonctionnement général du
CAUE34
- Tenue des opérations bancaires courantes et suivi des relations bancaires
- Suivi des opérations de placement de la trésorerie
- Transmission à la direction et à l'agent comptable des règlements des dépenses engagées
et des encaissements.

Paye
Suivi du planning des salariés et transmission des variables au cabinet comptable en
charge de la paye
- Traitement et gestion des déclarations sociales, suivi des relations avec les organismes
sociaux
- Gestion des comptes des salariés au titre des contrats santé, de retraite, PEE, prévoyance.

Ressources Humaines
- Préparation et suivi des contrats de travail du personnel et des conventions de stage
- Suivi du temps de travail du personnel (congés, RTT, arrêts maladie.) à l'appui du logiciel
CAUE'Pilote
- Gestion des dossiers de formation professionnelle continue, du développement des
compétences ; visites médicales.
- Organisation et/ ou animation du dialogue social et des instances représentatives
- Veille juridique en droit social et gestion du personnel, accord de branche et accord
interne
- Collecte les données pour le bilan social et suivi de la masse salariale
- Communication des informations internes auprès de la direction et des salariés.

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Collecter et analyser des données, des informations, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.