Officier d'État Civil et Élections - Magny le Hongre H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du Responsable des Affaires Générales, vous serez chargés de différentes missions auprès de la Population Hongrémanienne

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil physique des administrés, prestataires etc. et orientation dans les différents services,
- Assurer la gestion des demandes de CNI et Passeport
- Recensement militaire
- Attestations d'accueil
- Certifications de documents et de signature
- Demande de conteneurs auprès de VEA
- Remise de dossiers pour demande de place en crèche et gestion des retours de commission
- Mise à disposition des conteneurs de déchets verts
- Gestion des conteneurs de déchets verts
- Demandes d'inscription sur les listes électorales
- Mise en place et mise à jour des documentations sur les présentoirs
- Relance si nécessaire des dossiers en attente (ou en retour) (attestation d'accueil)
- Classement des lettres du Maire et des attestations d'accueil aux archives
- Etat Civil : réception des dossiers de mariage et de PACS
- Réception des dossiers point jeunes et EMS, des formulaires de l'opération tranquillité vacances, des bulletins d'inscription pour diverses manifestations
- Réception des règlements des activités périscolaires, crèche, actions jeunesse et séjours
- Informations pour les inscriptions scolaires sur le kiosque
- Demande d'acte de naissance et duplicata de livret de famille
- Enregistrement des avis de naissance
- Réservation de salle pour les réunions, pour les AG et les particuliers
- Tâches liées aux affaires générales (certificat de vie, de concubinage, attestation de résidence...)
- Etats des lieux d'entrée et de sortie des salles communales
- Transmission d'acte de mariage sur demande
- Visite de la salle des mariages
- Reconnaissance anticipée
- Légalisation d'arrêté
- Gestion des clés
ACTIVITES SECONDAIRES :

- Préparation des élections et tenue du bureau de vote, assister l'élu lors des célébrations de mariage.
- Traitement des locations de salles et réception des pièces
- Gestion de tableau lors de différents événements (nouveaux arrivants, médaille du travail...)
- Gestion des fournitures administratives

SAVOIRS :
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Maîtriser les règles d'orthographe et de grammaire
- Connaître et respecter les procédures administratives
SAVOIR FAIRE :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Savoir allier autonomie et sens du travail en équipe
- Excellent état d'esprit humain et sachant faire preuve d'empathie et de solidarité
- Rigueur
- Patience et disponibilité
- Ponctualité