Assistant Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la direction du/de la responsable d'ENS Éditions, coordonner et/ou réaliser de manière autonome les activités de gestion administrative et financière du service

Activités principales

Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et de gestion du service :
- Gestion de la boite mail générique des éditions ;
- Transmission des informations pratiques sur les procédures administratives et/ou financières ;
- Réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Préparation des ordres de mission ;
- Réservation des salles, planification et organisation des réunions, relevé de décisions ;
- Mise à jour et transmission de l'inventaire physique ;
- Suivi des cotisations ;
- Envoi des attestations de publication aux auteurs ;
- Suivi des expertises et du secrétariat scientifique ;
- Suivi des demandes de stages, et des candidatures le cas échéant.

Assurer la gestion des activités financières et le suivi des dépenses et des recettes :
- Suivi des engagements budgétaires dans les outils dédiés ;
- Contrôle du service fait ;
- Saisie, vérification et suivi des opérations de facturation ;
- Application des règles et procédures financières en vigueur (code des marchés publics, réglementations internes, etc.) ;
- Appui à l'élaboration et au suivi de l'exécution budgétaire (prévisions, ventilation des crédits, suivi des consommations) ;
- Gestion des relances fournisseurs ou prestataires en lien avec les services comptables ;
- Participation à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire ;
- Préparation du budget du service, suivi de sa mise en place et son exécution.

Produire des bilans et des statistiques et rendre compte à l'aide de tableaux de bord :
- Suivi mensuel des dépenses et des recettes ;
- Bilan financier des collections (coûts et revenus) ;
- Bilan financier des revues (coûts et revenus) ;
- Structuration des revenus pour les ouvrages et les revues ;
- Tableau annuel des recettes et des dépenses.

Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire, en particulier des conventions et des dossiers d'aide à la publication,

Assurer le suivi des contrats de collaboration commerciale, de diffusion et distribution,

Règlement des droits d'auteur et suivi des contrats d'édition,

Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement

Compétences opérationnelles requises :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative,
- Maîtrise des outils bureautiques et applicatifs financiers (Excel, GFC, Chorus, etc.) ainsi quedes logiciels spécifiques à l'activité,
- Bonne connaissance des règles de gestion publique,
- Esprit d'analyse, autonomie et capacité à rendre compte,
- Capacité à mettre en oeuvre des procédures et des règles, ainsi qu'une démarche qualité,
- Sens de l'organisation et capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre degestion complexe,
- Disposer de compétences rédactionnelles, de capacités d'analyse et de synthèse
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Compétences comportementales
- Rigueur et méthode, réactivité, sens des responsabilités, et grande discrétion,
- Excellente aptitude à communiquer et à travailler en équipe