Responsable du Service Vie Associative - Mairie de la Chapelle Saint Luc H/F - Fonction publique Territoriale

Le/la responsable du service Vie Associative est en charge de la gestion administrative et budgétaire du service. Il/elle s'occupe, d'une part, du management opérationnel du service et, d'autre part, de la promotion de la politique associative de la collectivité à travers l'accompagnement des différentes associations locales (conseil, soutien juridique, financier et logistique, etc.).

ACTIVITES PRINCIPALES

* Gestion administrative et budgétaire du service
* Gestion des équipements dédiés à la vie associative
* Gestion des ressources humaines du service
* Management opérationnel du service
* Promotion de la politique associative
* Veille prospective dans le domaine associatif
* Soutien juridique, financier et logistique aux associations locales
* Fonction de conseils auprès des associations : méthodologie pour la création d'associations, pour le montage de projets, la recherche de partenariats, subventions et moyens financiers
* Organisation et mise en ½uvre des manifestations municipales en lien avec le milieu associatif
* Secrétariat du service de la Vie Associative et des Sports
* Réalisation, rédaction de notes de courriers de conventions et mise en forme des comptes-rendus des commissions, réunions, et autres
* Mise à jour du « guide/annuaire des associations » et les outils de communication liés à la vie associative
* Promouvoir le développement durable, l'éco-responsabilité et la mutualisation au sein des associations

ACTIVITES SECONDAIRES

* Aide administrative et physique à la préparation des manifestations du service des sports
* Aide à la conduite de projets internes au sein de la direction culture/loisirs

SAVOIRS
- Gestion de l'information, classement et archivage des documents

SAVOIR-FAIRE
- Traitement des dossiers et saisies de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Gérer et actualiser une base d'informations
* Rechercher des informations, notamment réglementaires
* Vérifier la validité des informations traitées
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des documents administratifs
* Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires (aides indirectes)
* Enregistrer ou saisir des données informatiques
* Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

- Accueil physique et téléphonique du public
* Recevoir et orienter les demandes
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
* Conseiller les usagers et agents sur les procédures
* Rédiger des notes synthétiques
* Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
* Photocopier et assembler des documents
* Trier, classer et archiver des documents
* Synthétiser et présenter des informations
* Rechercher et diffuser des informations
* Préparer les dossiers pour les instances
* Identifier les sources de documentation

- Planification et suivi
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
* Utiliser des logiciels et des progiciels

SAVOIR-ETRE
* Bonne élocution, présentation et compréhension
* Capacité d'autonomie, rapidité et dextérité dans l'exécution des tâches
* Confidentialité dans les dossiers
* Bon relationnel avec les différents acteurs de la vie associative et sportive chapelaine
* Etre accueillant avec le public
* Avoir le sens des responsabilités, prendre des initiatives
* Etre capable de gérer une situation dans l'urgence
* Anticiper sur les demandes, faire preuve de réactivité
* Etre force de proposition et de réflexion sur les gestions du service
* Ponctualité, disponibilité