Assistant Administratif H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Rattaché auprès de la direction générale, le/la titulaire du poste a pour mission essentielle d'assister et de fluidifier le travail administratif de la direction scientifique et des collections d'une part et de la direction de la production de l'autre.

Le/la titulaire du poste appuie les équipes des deux directions dans les fonctions suivantes :

1. Traitement des tâches administratives
- Assurer le suivi administratif du courrier (envois et réceptions) des deux directions : rédaction et/ou impression de courriers types, mise en parapheur et gestion de la procédure de signature électronique (gestion et utilisation du compte de signature électronique), inscription des envois au chrono selon la procédure dédiée, envoi des courriers, colis (de petite taille) et catalogues (et notamment d'exposition) et suivi des expéditions, répartition des courriers, colis et catalogues au sein des deux directions
- Rédiger/émettre, selon des process dédiés dont il/elle assurera le suivi, des documents et décisions règlementaires concernant les deux directions concernées, à la signature de la présidence, de la direction générale, de la directrice de la production, du directeur scientifique et des collections (décisions de prêt d'oeuvres et avis pour autorisation de sortie de territoire notamment)
- Planifier et organiser les déplacements professionnels des agents des deux directions : rédaction des ordres de missions, réservation des missions via la plateforme dédiée, transmission des informations utiles à la mission le cas échéant, enregistrement et transmission des états de frais de mission
- Assurer l'interface avec les ressources humaines (astreintes, congés, télétravail, entretiens annuels...)
- Assurer le suivi des commandes et du réassort des fournitures de bureau pour les deux directions.

2. Contribution à la fluidité de la vie d'équipe
- Coordonner les informations internes/externes liées aux deux directions.
- Planifier les réunions, comités et instances que chacune de ces deux directions a en pilotage (Comités scientifiques, comités des prêts et dépôts, comités de pilotage d'exposition et projets, réunions de direction) et assurer leur suivi (réservation de salle, envoi des ordres du jour et des compte-rendu, relances éventuelles)
- Assurer le suivi du processus d'édition interne : création/mise à jour des génériques, circuits de validation des publications
- Mettre en place et/ou alimenter des outils de suivi et partager leur synthèse et leur contenu : calendrier des absences partagés, calendrier des astreintes
- Apporter une aide à la planification et au suivi de l'avancement des campagnes de récolement
- Participer à l'organisation des moments de travail et de convivialité de chacune des directions (séminaires d'équipes, pots de départ, accueil et accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires, etc.).

Le cas échéant, fonctions de suivi d'agenda et de secrétariat en cas d'impossibilité de l'assistante de la présidente et du DG.

Expérience confirmée sur un poste d'assistant administratif (H/F), idéalement dans la sphère muséale, un établissement culturel.

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat ; Bac ou équivalent Sciences humaines

Compétences techniques :

Des compétences solides en assistance administrative et outils bureautiques sont indispensables, des connaissances en administration publique sont souhaitables, des connaissances en histoire de l'art et/ou en logistique et/ou en conservation des oeuvres d'art enfin, seraient appréciées en ce qu'elles faciliteront la compréhension du domaine couvert, mais ne sauraient se substituer aux compétences proprement administratives.
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Savoirs et savoir-faire :
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité.
- Planifier des rendez-vous.
- Réaliser la gestion administrative du courrier.
- Saisir des documents numériques.
- Organiser des déplacements professionnels.
- Orienter les personnes selon leur demande.
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseaux sociaux d'entreprise).
- Techniques de prise de notes.
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Indexer des dossiers et documents de référence

Savoir-être professionnels :
- Capacité d'adaptation
- Respect des consignes
- Gestion du stress
- Autonomie