Chargé d'Accueil et du Suivi des Activités du Service - Villiers-Sur-Marne H/F - Fonction publique Territoriale

? Accueil physique et téléphonique, informations du public
? Missions de suivi des activités du service

- Accueil physique et téléphonique des usagers et prestataires
- Informations du public sur l'organisation du service et de ses activités en cours et à venir
- Préparer les dossiers administratifs des différentes activités proposées aux usagers : élaboration des projets arrêtés et des conventions
- Gestion des activités : informations/communication, inscriptions, tenue de la liste des présents...
- Assurer l'information des usagers en cas de modification de programme par téléphone, courrier, SMS...
- Tenir à jour les informations d'inscription, de suivi des usagers et de l'activité du service via le logiciel acticités
- Elaboration du programme trimestriel des activités à transmettre aux usagers et à la Direction de la communication
- Mise sous pli et diffusion du programme trimestriel aux usagers
- Gestion et installation des activités : Mettre en place le matériel ou mobilier nécessaires aux activités - cette tâche pouvant être assurée par le service de la logistique selon les demandes transmises et/ou l'ampleur de la manifestation
- Participer aux manifestations du service
- Suivi du stock alimentaire (lotos et autres activités)
- Missions ponctuelles : accompagner les usagers en sortie en cas d'absence de la coordinatrice ; organiser des animations ou des temps festifs.

Poste placé sous l'autorité de la directrice générale adjointe chargée des affaires sociales, culturelles et de la réglementation générale, et sous la responsabilité de la directrice des affaires sociales et de la cheffe de service de la Résidence Autonome et du Fil du Temps.

- Cadre d'emplois : catégorie C (Adjoint administratif ou animateur territorial)
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
- Expérience requise dans un poste similaire

Compétences et capacités requises :
Savoir-faire (compétences techniques spécifiques)
- Capacité d'écoute et de dialogue en direction d'un public âgé
- Connaissance des modes de communication de proximité (culture orale) - Accueil, écoute et dialogue
- Maîtrise de soi
- Bonne maîtrise de l'utilisation d'un PC et de logiciels de bureautique de base (Word, Excel, Outlook, Recherche internet...)
- Progiciels de gestion et de suivi utilisés : AGORA (formations prévues)
- Etre force de proposition

Savoir-être (qualités personnelles) :
- Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l'intérêt général, sens des relations avec l'usager)
- Capacité d'adaptation, notamment lors des pics d'activité - Sens de l'organisation du travail
- Esprit d'équipe
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Rigueur

Contraintes particulières :
- Horaires de travail décalés lors des événements proposés par le service
- Port obligatoire d'une tenue dédiée aux agents d'accueil
- Participation active à l'organisation logistique des événements (avec les services de la ville) à la préparation, au déroulement et au rangement des lieux (lavage de la vaisselle en tant que de besoin)

Rémunération et qualité de vie au travail :
- Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle
- COS (bon Cadhoc de 120 -) + participation mutuelle et prévoyance
- Accès gratuits à des équipements municipaux : piscine municipale, médiathèque...
- Restauration possible (tarif appliqué en fonction des revenus - repas préparés par notre cuisine centrale)
- 25 Congés annuels + 14 RTT (37h30 hebdomadaires)
- Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (aménagements de poste possible)