Secrétaire Médicale Emh et Gastro H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Perpignan, 1er établissement public de santé du département est aussi le 1er employeur des Pyrénées-Orientales avec plus de 3500 agents. Il est l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) comprenant les CH de Prades Narbonne - Port la Nouvelle Lézignan-Corbières.
Idéalement situé dans un territoire transfrontalier où mer et montagne se conjuguent, sa localisation à Perpignan, capitale de la Catalogne Nord, rend notre établissement attractif pour ses atouts géographiques, patrimoniaux, culturels et l'art de vivre méditerranéen.
A ce positionnement territorial, s'ajoute les compétences et expertises de notre établissement pour garantir à la population une offre de soins globale et organisée en 10 pôles de soins complétés par un plateau technique hautement performant.
LE POSTE :
ORGANISATION DU TRAVAIL :
Temps partagé entre l'équipe mobile hépatites (matin) et secrétariat de gastro-entérologie (AM) pour la frappe.
Quotité hebdomadaire : 36 H de jour. Nombre de RTT : 5.
Horaire journalier : 8h30 12 h00 / 12h30 -16h12 (pause repas de 30mn).
Cycle : 2 semaines.
Repos : fixes.
Modalités de planification des Congés : 25 jours de congés annuels, plus 2 jours de hors saison et un jour de fractionné, si droits ouverts, planifiés par le cadre avec l'ensemble du GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE du SERVICE de GASTRO-ENTEROLOGIE.
FINALITE SPECIFIQUE DU POSTE :
- Accueil téléphonique,
- Accueil des patients,
- Gestion du dossier patient et de l'information :
Réaliser la répartition et le classement des documents.
Création et gestion du dossier patient EMH.
Assurer la complétude du dossier patient.
Saisie des courriers.
- Traitement des dossiers et documents médicaux (classement),
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives concernant le(s) patient(s),
- Coter les actes sur Crossway®(actes IDES EMH/PASS/UCSA),
- Gérer les rendez-vous du Dr REMY et des infirmiers de l'EMH (PASS-UCSA-GASTRO),
- Organisation des hospitalisations de jour des patients de l'EMH,
- Organiser les réunions :
Les réunions du service et traiter les comptes rendus,
Organiser les sessions de formation (journées de rencontres de l'EMH : envoi des invitations, préparation des présentations par Power Point, accueil des participants...)
Préparation et participation aux RCP mensuelles : Invitations médecins Fiches RCP
Organisation des « sorties camion » = logistique relation avec les différentes structures.

- Réalisation du bilan annuel d'activité en partenariat avec le reste de l'équipe,
- Enregistrement journalier de l'activité des IDE (enregistrement journalier),
- Gestion des consommables : stock de Test Rapide à Orientation Diagnostique, matériel nécessaire aux IDE,
- Liaison entre l'EMH le service de Gastro (Dr REMY) les structures internes et externes,
- Gérer la communication concernant les activités de l'EMH (affiches, journées, flyers...) Relation avec le service Communication du CHP,

- Travail avec tous les professionnels en lien avec l'EMH :
· En interne :
o Les IDE de l'équipe mobile.
o les interservices hospitaliers : la Gastro-Entérologie, l'UCSA, l'UMCRA, la PASS, le service d'Addictologie.
o le DIM, le service Informatique.
o la service de communication.
· En externe :
o les associations des patients, travailleurs sociaux, les professionnels de santé, responsables et IDE des structures extérieures au CH.
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES ASSOCIEES :
Connaissances toutes celles prévues au profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMNISTRATIVE.
- Connaissance des droits des patients.
- Maîtrise du vocabulaire médical.
- Communication / Relations professionnelles :

Connaissance de l'hôpital et de son organisation.
Connaissance de la réglementation hospitalière.
Connaissance de l'application CROSSWAY®, PASTEL®, et autres applications métier.
Connaissance des outils bureautiques (Word, EXCELL, POWER POINT, PUBLISHER).
Connaissance de langues étrangères si possible (anglais, espagnol...).
Savoirs Faire Opérationnels cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE.
Savoir écouter et reformuler les demandes.
Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.
Savoir utiliser internet / intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus.
Savoir rechercher le bon interlocuteur.
Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Savoir synthétiser, analyser un flux d'information et prioriser les activités.

Savoirs Faire Comportementaux cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE.
L'assistante médico-administrative devra particulièrement faire preuve d'autonomie, de rigueur, de cohésion d'équipe faire un rapport régulier de son activité auprès du médecin coordinateur de l'équipe mobile hépatites